Έξοδα Γάμου Excel - Δωρεάν Πρότυπο

1. Βήμα 1 — Άνοιξε το φύλλο Προϋπολογισμός και συμπλήρωσε τα ποσά στις 9 κατηγορίες, από τον χώρο έως το ταξίδι μέλιτος.
2. Βήμα 2 — Στο φύλλο Έξοδα Γάμου πρόσθεσε έναν μοναδικό κωδικό, όπως ΓΑΜ-001, για κάθε συμφωνία ή παραστατικό.
3. Βήμα 3 — Επίλεξε κατηγορία από την αναπτυσσόμενη λίστα και συμπλήρωσε περιγραφή, προμηθευτή και πόλη.
4. Βήμα 4 — Καταχώρισε ημερομηνία πληρωμής, ημερομηνία λήξης ή εκδήλωσης, καθαρή αξία και συντελεστή ΦΠΑ.
5. Βήμα 5 — Πέρασε την προκαταβολή και επίλεξε τρόπο πληρωμής. Οι στήλες ΦΠΑ, συνολικό κόστος, υπόλοιπο και κατάσταση υπολογίζονται αυτόματα.
6. Βήμα 6 — Έλεγξε το φύλλο Προϋπολογισμός για τη διαφορά και την ένδειξη «Υπέρβαση» ή «Εντός Προϋπολογισμού».
7. Βήμα 7 — Άνοιξε το Dashboard για τη συνολική εικόνα και συμβουλεύσου το φύλλο Οδηγίες για τις στήλες.

Το ζευγάρι και η οικογένεια

Το αρχείο ταιριάζει σε ζευγάρι που οργανώνει μόνο του γάμο, σε γονείς που συμμετέχουν στις πληρωμές ή σε wedding planner που παρακολουθεί πολλές συμφωνίες. Η ανάγκη εμφανίζεται συνήθως από την αρχή των κρατήσεων και γίνεται πιο έντονη τις τελευταίες 8-12 εβδομάδες πριν από την εκδήλωση.

Στην εικόνα 1 φαίνεται ο πίνακας του φύλλου Έξοδα Γάμου με 17 στήλες, από τον Κωδικό έως τις Παρατηρήσεις. Έτσι δεν κρατάς ξεχωριστά σημειώματα για τον χώρο, το catering, τη φωτογραφία και τη μουσική.

Ένα συγκεκριμένο παράδειγμα

Για χώρο δεξίωσης με καθαρή αξία 5.800 € και ΦΠΑ 24%, το συνολικό κόστος γίνεται 7.192 €. Με προκαταβολή 2.500 €, το υπόλοιπο εμφανίζεται αυτόματα ως 4.692 € και η κατάσταση ως «Μερική Πληρωμή».

Αντίστοιχα, catering 4.800 € με ΦΠΑ 13% οδηγεί σε συνολικό κόστος 5.424 €. Η καταχώριση ημερομηνίας λήξης ή εκδήλωσης βοηθά να εντοπίζεις ποιοι προμηθευτές πρέπει να τακτοποιηθούν πριν από την ημέρα του γάμου.

Πότε το ελέγχεις

Κάνε ενημέρωση κάθε φορά που υπογράφεις συμφωνία και έναν εβδομαδιαίο έλεγχο των προκαταβολών. Το Dashboard δείχνει συνολικό υπόλοιπο, εκκρεμείς και μερικές πληρωμές, ώστε να ξέρεις πόσα χρήματα χρειάζονται ακόμη.

Καθαρή αξία και τελικό ποσό

Το πρότυπο δεν αποφασίζει τον συντελεστή για εσένα. Καταχωρίζεις την καθαρή αξία στη στήλη I και τον συντελεστή στη J, από 0 έως 100%, και ο τύπος υπολογίζει τον ΦΠΑ στη στήλη K. Για καθαρή αξία 1.300 € με 24%, ο ΦΠΑ είναι 312 € και το συνολικό κόστος 1.612 €.

Ο κανονικός συντελεστής ΦΠΑ στην Ελλάδα είναι 24%, ο μειωμένος 13% και ο υπερμειωμένος 6%, με ειδικές μειώσεις σε ορισμένα νησιά του Αιγαίου. Δεν πρέπει να αντιγράφεις μηχανικά έναν συντελεστή: οι υπηρεσίες και τα αγαθά του γάμου μπορεί να τιμολογούνται διαφορετικά.

Τι πρέπει να ελέγχεις στο παραστατικό

Το τιμολόγιο πρέπει να περιλαμβάνει επωνυμία και ΑΦΜ πωλητή και αγοραστή, ΔΟΥ, ημερομηνία, αύξοντα αριθμό, περιγραφή και ανάλυση ΦΠΑ ανά συντελεστή. Η διαβίβαση στο myDATA αφορά τον επαγγελματία που εκδίδει το παραστατικό, όχι το προσωπικό αρχείο οργάνωσης του γάμου.

Για επαγγελματική δαπάνη, τα παραστατικά διατηρούνται για 5 έτη σύμφωνα με τα ΕΛΠ. Το Excel είναι βοηθητικό αρχείο προϋπολογισμού και δεν αντικαθιστά τιμολόγια, αποδείξεις ή τις φορολογικές υποχρεώσεις της επιχείρησης.

Πρακτική επιλογή

Για ιδιώτη, χρησιμοποίησε κυρίως το τελικό ποσό που θα πληρώσεις. Για επαγγελματία wedding planner, κράτα χωριστά καθαρή αξία και ΦΠΑ, γιατί σε ένα έργο 10.000 € η διαφορά μεταξύ 24% και 13% είναι 1.100 €.

Η προκαταβολή δεν είναι συνολικό κόστος

Το πιο ακριβό λάθος είναι να θεωρήσεις ότι τα χρήματα που έφυγαν είναι όλο το κόστος. Σε συμφωνία 7.192 € με προκαταβολή 2.500 €, το ταμειακό ποσό που πληρώθηκε είναι 2.500 €, αλλά η υποχρέωση παραμένει 4.692 €.

Αν καταχωρίσεις την προκαταβολή στη στήλη I αντί για τη M, ο τύπος θα εμφανίσει μικρότερο συνολικό κόστος και θα παραπλανήσει ολόκληρο τον προϋπολογισμό. Η στήλη I είναι για καθαρή αξία, ενώ η M μόνο για ποσό που έχει ήδη δοθεί.

Λάθος κατηγορία και διπλή καταχώριση

Ένα τιμολόγιο 1.200 € για μουσική που μπήκε δύο φορές αυξάνει τεχνητά τη δαπάνη κατά 1.200 € και μπορεί να εμφανίσει υπέρβαση. Χρησιμοποίησε μοναδικό κωδικό, όπως ΓΑΜ-014, και κράτα στις Παρατηρήσεις τον αριθμό προσφοράς ή παραστατικού.

Άλλο συχνό πρόβλημα είναι η πληκτρολόγηση διαφορετικής κατηγορίας από τη λίστα. Το VLOOKUP τότε δεν βρίσκει τον προϋπολογισμό και η σύγκριση χάνει την αξία της· επίλεγε πάντα την κατηγορία από την αναπτυσσόμενη λίστα.

Έλεγχος πριν από κάθε νέα πληρωμή

Πριν πληρώσεις, σύγκρινε το Υπόλοιπο με την τραπεζική κίνηση και έλεγξε την Κατάσταση Πληρωμής. Αν το Dashboard δείχνει 3 εκκρεμείς και 2 μερικές πληρωμές, έχεις τουλάχιστον 5 συμφωνίες που χρειάζονται επιβεβαίωση.

Σταθερή ενημέρωση μετά από κάθε συμφωνία

Μην περιμένεις το τέλος του μήνα. Κάθε Παρασκευή, κράτησε 15 λεπτά για να περάσεις νέες προσφορές, προκαταβολές και ημερομηνίες· με 4 νέες συμφωνίες την εβδομάδα αποφεύγεις τη συσσώρευση 20-30 εγγραφών πριν από τον γάμο.

Ξεκίνα από το φύλλο Έξοδα Γάμου και συμπλήρωνε μόνο τα πεδία εισαγωγής. Οι γαλάζιες στήλες H, K, L, N και O περιέχουν υπολογισμούς, οπότε δεν τις αντικαθιστάς με χειροκίνητα ποσά.

Μικρός έλεγχος στο τέλος της εβδομάδας

• Έλεγξε ότι κάθε νέα δαπάνη έχει κωδικό, κατηγορία και προμηθευτή.
• Σύγκρινε προκαταβολές και υπόλοιπα με αποδείξεις ή τραπεζικές κινήσεις.
• Άνοιξε το Dashboard και σημείωσε κάθε κατηγορία που πλησιάζει ή ξεπερνά το όριό της.

Πριν από κάθε σημαντική πληρωμή, δες το φύλλο Προϋπολογισμός. Αν το πραγματικό κόστος μιας κατηγορίας φτάσει τα 6.000 € σε διαθέσιμο ποσό 6.000 €, σταμάτησε νέες δεσμεύσεις μέχρι να αποφασίσεις ποια άλλη κατηγορία μπορεί να μειωθεί.

Πότε χρειάζεσαι άλλο εργαλείο

Το πρότυπο είναι κατάλληλο για μία εκδήλωση και έως 100 γραμμές. Αν παρακολουθείς ταυτόχρονα περισσότερους γάμους, εκατοντάδες προμηθευτές ή απαιτείται κοινή πρόσβαση από πολλά άτομα, χρειάζεσαι λογισμικό με δικαιώματα χρηστών και ιστορικό αλλαγών.