Προϋπολογισμός Excel - Δωρεάν Πρότυπο

1. Άνοιξε το φύλλο Οδηγίες και διάβασε τη σημασία των κίτρινων κελιών και των βασικών στηλών.
2. Στο φύλλο Προϋπολογισμός συμπλήρωσε την Κατηγορία, τον Τύπο και τον Υπεύθυνο για κάθε γραμμή.
3. Πέρασε στη στήλη Προϋπολογισμός (€) το ποσό που έχεις εγκρίνει για το οικονομικό έτος 2026.
4. Καταχώρισε στη στήλη Πραγματικό (€) τις μέχρι τώρα εισπράξεις ή πληρωμές.
5. Έλεγξε τη Διαφορά (€), το % Εκτέλεσης και την Κατάσταση που υπολογίζονται στον πίνακα.
6. Άνοιξε τη Σύνοψη για να δεις συγκεντρωτικά τα βασικά μεγέθη και τα γραφήματα.
7. Ενημέρωνε το αρχείο στο τέλος κάθε εβδομάδας ή πριν από το μηνιαίο οικονομικό κλείσιμο.

Η καθημερινότητα μιας μικρής επιχείρησης

Ο ιδιοκτήτης μιας ατομικής επιχείρησης μπορεί να καταγράψει πωλήσεις, ενοίκιο, καύσιμα, μισθοδοσία και προμήθειες χωρίς να περιμένει το κλείσιμο του μήνα. Σε ένα e-shop με 300 παραγγελίες τον μήνα, η ξεχωριστή γραμμή για διαφήμιση, μεταφορικά και κόστος εμπορευμάτων δείχνει αν ο τζίρος μετατρέπεται πράγματι σε ταμειακή ροή.

Πότε ανοίγει το αρχείο

Ο υπεύθυνος γραφείου σε τεχνική εταιρεία το ενημερώνει μετά από κάθε τιμολόγιο έργου, ενώ ο λογιστής μιας ΙΚΕ το χρησιμοποιεί στο μηνιαίο κλείσιμο για να συγκρίνει το εγκεκριμένο κόστος με τις πραγματικές αγορές. Η καλύτερη πρακτική είναι εβδομαδιαία ενημέρωση 15 λεπτών, όχι μαζική καταχώριση τον Δεκέμβριο.

Ένα συγκεκριμένο παράδειγμα

Υδραυλικός με 4 υπαλλήλους προβλέπει 18.000,00 € για μισθοδοσία, 4.800,00 € για καύσιμα και 12.000,00 € για υλικά. Αν τα πραγματικά υλικά φτάσουν 14.400,00 €, η διαφορά είναι 2.400,00 € και η εκτέλεση 120%. Το φύλλο δείχνει αμέσως ότι χρειάζεται έλεγχος τιμών προμηθευτών ή αναθεώρηση της πρόβλεψης.

Προϋπολογισμός δεν σημαίνει λογιστικό βιβλίο

Το αρχείο είναι εργαλείο διοίκησης και δεν αντικαθιστά τα παραστατικά, τα Ελληνικά Λογιστικά Πρότυπα ή τη διαβίβαση στο myDATA. Για κάθε τιμολόγιο πρέπει να διατηρείς επωνυμία, ΑΦΜ, ημερομηνία, αύξουσα αρίθμηση και ανάλυση ΦΠΑ. Ο κανονικός συντελεστής είναι 24%, ενώ ισχύουν μειωμένοι 13% και 6% σε συγκεκριμένες κατηγορίες.

Ποσά με ή χωρίς ΦΠΑ

Πάρε ξεκάθαρη θέση από την αρχή: για προϋπολογισμό κόστους μιας επιχείρησης που εκπίπτει τον φόρο, προτίμησε καθαρές αξίες και κράτησε τον ΦΠΑ σε ξεχωριστή ανάλυση. Αγορά 1.000,00 € χωρίς ΦΠΑ εμφανίζεται ως 1.240,00 € πληρωμή, αλλά τα 240,00 € είναι ΦΠΑ εισροών, όχι πραγματικό κόστος.

Πρακτικός έλεγχος πριν από τη δήλωση

Η περιοδική δήλωση ΦΠΑ υποβάλλεται μηνιαία για διπλογραφικά και τριμηνιαία για απλογραφικά βιβλία. Πριν από κάθε προθεσμία, σύγκρινε τα σύνολα του Excel με τα διαβιβασμένα παραστατικά στο myDATA. Τα λογιστικά αρχεία και τα παραστατικά διατηρούνται για 5 έτη κατά τα ΕΛΠ, ενώ οι αμοιβές προσωπικού απαιτούν ξεχωριστό υπολογισμό για μισθό, περίπου 22% εργοδοτικές και περίπου 14% εργατικές εισφορές ΕΦΚΑ.

Η απόκλιση κρύβεται σε λάθος κατηγορία

Έχω δει έξοδα καυσίμων 2.000,00 € να περνούν μαζί με υλικά και να φαίνεται ότι η εργασία είναι κερδοφόρα, ενώ στην πραγματικότητα το κόστος μετακίνησης είχε ξεφύγει. Αν ο προϋπολογισμός είναι 4.800,00 € και το πραγματικό ποσό 6.000,00 €, η υπέρβαση είναι 1.200,00 €, δηλαδή 25% πάνω από τον στόχο.

Διπλοεγγραφές και παλιά δεδομένα

Η καταχώριση του ίδιου τιμολογίου δύο φορές μπορεί να φουσκώσει τεχνητά τα έξοδα κατά 1.240,00 € με ΦΠΑ. Το αντίθετο πρόβλημα είναι εξίσου επικίνδυνο: αν αφήσεις τη στήλη Πραγματικό (€) κενή για τρεις μήνες, η κατάσταση δείχνει ψευδή εικόνα και η διοίκηση εγκρίνει δαπάνες που δεν αντέχει η ρευστότητα.

Ασυμφωνία με myDATA και μισθοδοσία

Ένα τιμολόγιο 3.000,00 € χωρίς ΦΠΑ που δεν διαβιβάστηκε σωστά στο myDATA δημιουργεί διαφορά μεταξύ εσωτερικού πίνακα και ηλεκτρονικών βιβλίων. Παράλληλα, πρόβλεψη 10.000,00 € για 6 εργαζομένους μπορεί να είναι χαμηλή αν δεν έχουν υπολογιστεί δώρα, επίδομα αδείας και εισφορές ΕΦΚΑ. Το αποτέλεσμα δεν είναι απλώς λάθος Excel αλλά έλλειμμα χιλιάδων ευρώ.

Στο ίδιο πνεύμα, η σωστή παρακολούθηση του ταμείου αποκτά νόημα όταν περνάς σε ένα πρότυπο φοιτητικού προϋπολογισμού, όπου τα πραγματικά έξοδα και οι προβλέψεις φαίνονται χωρίς κενά.

Σταθερή ρουτίνα ενημέρωσης

Κλείδωσε μία ώρα κάθε Παρασκευή για τις νέες εισπράξεις και πληρωμές και μία δεύτερη συνάντηση την τελευταία εργάσιμη ημέρα του μήνα. Σύνδεσε τον έλεγχο με τη μισθοδοσία ή την προετοιμασία της δήλωσης ΦΠΑ, ώστε ο προϋπολογισμός να μην ξεχαστεί μετά τις πρώτες 15 ημέρες.

• Κράτησε ένα αντίγραφο του αρχείου ανά μήνα, με όνομα όπως Προϋπολογισμός_2026_07.
• Μην αλλάζεις τις στήλες Διαφορά και % Εκτέλεσης· συμπλήρωνε μόνο τα πεδία εισαγωγής.
• Έλεγχε τις 5 μεγαλύτερες αποκλίσεις σε ευρώ πριν εγκρίνεις νέα αγορά.

Πότε χρειάζεσαι κάτι μεγαλύτερο

Για 30-100 γραμμές τον μήνα το Excel είναι πρακτικό και ελέγχεται εύκολα. Αν έχεις 10.000 εγγραφές, πολλούς χρήστες, ανάγκη για δικαιώματα πρόσβασης ή σύνδεση με ERP, προτίμησε λογισμικό με ιστορικό αλλαγών. Το κρίσιμο δίλημμα είναι απλότητα ή αυτοματοποίηση: για μικρή ομάδα κερδίζει το Excel, για μεγάλο όγκο δεδομένων κερδίζει η βάση δεδομένων.

Στο ίδιο πνεύμα, για τις εξαιρέσεις που κρατάς εκτός του μηνιαίου πίνακα, ξεχωρίζει το φύλλο εξόδων διακοπών.