Σύγκριση Προσφορών Excel - Δωρεάν Πρότυπο

1. Άνοιξε το φύλλο Προσφορές και συμπλήρωσε μόνο τα κίτρινα κελιά. Οι λευκές και γαλάζιες στήλες περιέχουν υπολογισμούς.
2. Πέρασε τον κωδικό, την ημερομηνία λήψης, την κατηγορία, την περιγραφή και την ποσότητα.
3. Επίλεξε προμηθευτή από τη λίστα και έλεγξε ότι η πόλη και ο τρόπος πληρωμής εμφανίστηκαν αυτόματα.
4. Καταχώρισε τιμή μονάδας χωρίς ΦΠΑ, έκπτωση, συντελεστή ΦΠΑ, ημέρες παράδοσης και βαθμολογία ποιότητας από 0 έως 100.
5. Έλεγξε την καθαρή αξία, τον ΦΠΑ, τη συνολική αξία και τη συνολική βαθμολογία που υπολογίζονται αυτόματα.
6. Άνοιξε τη Σύνοψη για τους δείκτες, τα γραφήματα και την κατανομή ανά κατηγορία.
7. Χρησιμοποίησε το φύλλο Οδηγίες ως γρήγορο έλεγχο πριν αποθηκεύσεις την τελική αξιολόγηση.

Από το αίτημα αγοράς στην τεκμηριωμένη επιλογή

Το αρχείο ταιριάζει στον υπεύθυνο προμηθειών μιας τεχνικής εταιρείας, στον λογιστή μιας ΙΚΕ που ελέγχει τις αγορές ή στον ιδιοκτήτη μιας μικρής επιχείρησης που λαμβάνει προσφορές μέσω email. Είναι ιδιαίτερα χρήσιμο πριν από μια μεγάλη παραγγελία, στην αρχή μιας σεζόν ή όταν πρέπει να αιτιολογήσεις γιατί επιλέχθηκε ένας προμηθευτής αντί για τον φθηνότερο.

Στο φύλλο Προσφορές (εικόνα 1) καταγράφεις την ημερομηνία λήψης, την κατηγορία, την περιγραφή, την ποσότητα και τον προμηθευτή. Οι επιλογές κατηγορίας είναι Εξοπλισμός γραφείου, Αναλώσιμα, Υπηρεσίες συντήρησης, Λογισμικό και Επαγγελματικός εξοπλισμός. Αυτό αποτρέπει διαφορετικές ονομασίες για την ίδια αγορά.

Παράδειγμα με πραγματικούς αριθμούς

Μια τεχνική εταιρεία συγκρίνει τρεις προσφορές για 20 εργονομικές καρέκλες. Η προσφορά των 315,00 € ανά τεμάχιο με έκπτωση 5% δίνει καθαρή αξία 5.985,00 € και με ΦΠΑ 24% συνολικό ποσό 7.421,40 €. Η στήλη ημέρες παράδοσης δείχνει αν τα 12 ημερολογιακά διαστήματα είναι αποδεκτά.

Αντί να κοιτάξεις μόνο την τιμή, δίνεις βαθμολογία ποιότητας 92/100. Το αρχείο συγκρίνει τα δεδομένα με τις υπόλοιπες γραμμές και χαρακτηρίζει την προσφορά σύμφωνα με το μοντέλο αξιολόγησης. Για έναν ταμία συλλόγου, η ίδια διαδικασία λειτουργεί για αθλητικό εξοπλισμό· για ένα e-shop, για συσκευασίες και αναλώσιμα.

Τι βλέπεις στη Σύνοψη

Η εικόνα 2 δείχνει τους κύριους δείκτες: πλήθος προσφορών, μέση και χαμηλότερη συνολική αξία, μέση έκπτωση, προτεινόμενες προσφορές και συνολικό ποσό. Το πρώτο γράφημα συγκρίνει τις συνολικές αξίες ανά προμηθευτή, ενώ το δεύτερο παρουσιάζει το πλήθος ανά κατηγορία.

Ο σωστός συντελεστής στη γραμμή της αγοράς

Το πρότυπο επιτρέπει επιλογή συντελεστή ΦΠΑ 24%, 13% ή 6%. Ο κανονικός συντελεστής είναι 24%, ο μειωμένος 13% και ο υπερμειωμένος 6%, με ειδικές μειώσεις σε ορισμένα νησιά του Αιγαίου. Δεν αρκεί να αντιγράψεις τον συντελεστή του προμηθευτή: πρέπει να αντιστοιχεί στο είδος ή την υπηρεσία και στον σχετικό ΚΑΔ της δραστηριότητας.

Για καθαρή αξία 5.985,00 € με ΦΠΑ 24%, ο υπολογισμός είναι 5.985,00 × 24% = 1.436,40 € ΦΠΑ και τελικό ποσό 7.421,40 €. Αν καταχωρίσεις κατά λάθος 13%, το φύλλο θα υπολογίσει 778,05 € ΦΠΑ και συνολική αξία 6.763,05 €, δηλαδή διαφορά 658,35 €.

Έλεγχος παραστατικού και myDATA

Πριν εγκρίνεις μια αγορά, έλεγξε ότι η προσφορά μπορεί να μετατραπεί σε σωστό τιμολόγιο: επωνυμία, ΑΦΜ πωλητή και αγοραστή, ΔΟΥ, περιγραφή, ημερομηνία, αύξων αριθμός και ανάλυση ΦΠΑ ανά συντελεστή. Το τελικό παραστατικό πρέπει να διαβιβαστεί στο myDATA με τον κατάλληλο χαρακτηρισμό.

Το αρχείο δεν διαβιβάζει παραστατικά και δεν αντικαθιστά λογιστικό πρόγραμμα. Χρησιμεύει ως εσωτερικό αρχείο απόφασης πριν από την παραγγελία, ώστε ο λογιστής της επιχείρησης να συμφωνήσει αργότερα την αγορά με τα βιβλία και την περιοδική δήλωση ΦΠΑ.

Τι σημαίνει η επιλογή πληρωμής

Η Σύνοψη περιλαμβάνει κατάλογο προμηθευτών, πόλη και τρόπο πληρωμής, όπως πίστωση 30, 45 ή 60 ημερών και προκαταβολή 30%. Για αγορά 12.500,00 € χωρίς έκπτωση, πίστωση 60 ημερών μπορεί να είναι οικονομικά προτιμότερη από έκπτωση 3% με προκαταβολή, επειδή διατηρεί ρευστότητα 12.500,00 € για δύο μήνες. Η απόφαση πρέπει να εξετάζει συνολικό κόστος και ταμειακή ροή, όχι μόνο την έκπτωση.

Η χαμηλότερη τιμή δεν είναι πάντα η καλύτερη

Το πρώτο λάθος είναι να συγκρίνεις τιμές μονάδας χωρίς ποσότητα, έκπτωση και ΦΠΑ. Προσφορά 100 τεμαχίων στα 18,00 € φαίνεται φθηνότερη από προσφορά 80 τεμαχίων στα 20,00 €, αλλά η καθαρή αξία είναι 1.710,00 € μετά από έκπτωση 5% στην πρώτη και 1.600,00 € στη δεύτερη. Η στήλη Καθαρή αξία αποτρέπει αυτή τη λανθασμένη σύγκριση.

Συχνό πρόβλημα είναι και η μικτή σύγκριση συντελεστών. Αν ένα τιμολόγιο περιλαμβάνει είδη με 24% και 13%, η καταχώριση ενός ενιαίου συντελεστή παραμορφώνει τον ΦΠΑ. Το αποτέλεσμα μπορεί να διαφέρει κατά εκατοντάδες ευρώ και να δημιουργήσει ασυμφωνία όταν το παραστατικό περάσει στο myDATA.

Λάθος ποιότητα και υπερβολική εμπιστοσύνη στη βαθμολογία

Η ποιότητα καταχωρίζεται ως ακέραιος αριθμός από 0 έως 100, αλλά το αρχείο δεν γνωρίζει αν το 92 είναι τεκμηριωμένο. Αν βαθμολογήσεις όλους τους προμηθευτές με 95 χωρίς κριτήρια, η αξιολόγηση θα ευνοήσει τεχνητά την τιμή και την παράδοση. Προτίμησε σταθερή κλίμακα: 40 μονάδες τεχνική καταλληλότητα, 30 εγγύηση και 30 ιστορικό συνέπειας.

Η συνολική βαθμολογία δίνει 60% στην ποιότητα, 20% στη συνολική αξία και 20% στις ημέρες παράδοσης. Ένας προμηθευτής με ποιότητα 90, ποσό 10.000,00 € και παράδοση 5 ημερών δεν συγκρίνεται μηχανικά με άλλον με ποιότητα 70, ποσό 8.000,00 € και παράδοση 30 ημερών· η τελική ένδειξη είναι αφετηρία για έλεγχο, όχι αυτόματη εντολή αγοράς.

Όταν χαλάει η σύνδεση των πεδίων

Μην πληκτρολογείς χειροκίνητα την πόλη ή τον τρόπο πληρωμής σε κάθε γραμμή. Τα πεδία αυτά ανακτώνται με VLOOKUP από τον κατάλογο της Σύνοψης, H6:J15. Αν αλλάξεις το όνομα «Αφοί Παπαδόπουλοι ΙΚΕ» σε διαφορετική γραφή, η αναζήτηση μπορεί να μην επιστρέψει στοιχεία και θα χάσεις χρόνο στον έλεγχο.

Τέλος, μην ταξινομείς μόνο μία στήλη. Η αυτόματη αξιολόγηση χρησιμοποιεί τις γραμμές 2:101, άρα η αποσπασματική μετακίνηση δεδομένων μπορεί να συνδέσει λάθος προμηθευτή με λάθος τιμή. Χρησιμοποίησε τα φίλτρα του πίνακα και κράτησε τον κωδικό προσφοράς μοναδικό.

Σταθερή ρουτίνα από την παραλαβή έως την απόφαση

Για να μη μείνει το αρχείο αχρησιμοποίητο μετά τις πρώτες 15 ημέρες, σύνδεσέ το με τη διαδικασία παραλαβής προσφορών. Κάθε Παρασκευή, ο υπεύθυνος αγορών καταχωρίζει τις νέες προσφορές, ελέγχει τα κίτρινα κελιά και σημειώνει στο πεδίο Παρατηρήσεις όρους όπως δωρεάν συναρμολόγηση ή άμεση διαθεσιμότητα.

Σε επιχείρηση με 20 νέες προσφορές τον μήνα, αφιέρωσε 30 λεπτά την εβδομάδα και 15 λεπτά πριν από κάθε παραγγελία. Η Σύνοψη εμφανίζει αυτόματα τη μέση αξία, το χαμηλότερο ποσό, τη μέση έκπτωση και το πλήθος των προτεινόμενων προσφορών, ώστε η μηνιαία συνάντηση αγορών να ξεκινά από αριθμούς.

Μικροί έλεγχοι που γλιτώνουν διορθώσεις

• Χρησιμοποίησε μορφή ημερομηνίας ηη/μμ/εεεε και έλεγξε ότι η ημερομηνία λήψης είναι σωστή.
• Επίλεξε κατηγορία, προμηθευτή και συντελεστή ΦΠΑ από τις διαθέσιμες λίστες.
• Βάλε ακέραια ποσότητα και ημέρες παράδοσης, έκπτωση από 0% έως 100% και ποιότητα από 0 έως 100.
• Σύγκρινε τη συνολική αξία με το τιμολόγιο ή την τελική προσφορά πριν από την έγκριση.

Το φύλλο Οδηγίες (εικόνα 3) υπενθυμίζει ότι τα κίτρινα κελιά είναι για εισαγωγή και οι λευκές ή γαλάζιες στήλες υπολογίζονται αυτόματα. Κράτησε αντίγραφο του αρχείου ανά μήνα, ώστε να έχεις ιστορικό αποφάσεων και να μη διαγράψεις παλαιότερες προσφορές.

Πότε χρειάζεσαι λογισμικό προμηθειών

Το πρότυπο είναι πρακτικό για έως 100 γραμμές προσφορών και απλές εσωτερικές διαδικασίες. Αν έχεις καθημερινά εκατοντάδες παραγγελίες, πολλούς χρήστες, εγκρίσεις ανά τμήμα, αποθέματα ή αυτόματη σύνδεση με ERP και myDATA, ένα κανονικό σύστημα προμηθειών είναι καταλληλότερο. Μέχρι τότε, η πειθαρχημένη εβδομαδιαία ενημέρωση του Excel προσφέρει σαφή εικόνα χωρίς να χαθεί η απλότητα.