Τιμολόγιο Excel - Δωρεάν Πρότυπο

1. Άνοιξε το φύλλο Τιμολόγιο και συμπλήρωσε τα στοιχεία εκδότη, όπως επωνυμία, ΑΦΜ, ΔΟΥ, διεύθυνση και τηλέφωνο.
2. Πέρασε τα στοιχεία του πελάτη και έλεγξε προσεκτικά επωνυμία, ΑΦΜ και διεύθυνση πριν εκδώσεις το παραστατικό.
3. Συμπλήρωσε τον αριθμό τιμολογίου, την ημερομηνία και τους όρους πληρωμής στα πεδία των στοιχείων παραστατικού.
4. Κατέγραψε κάθε αγαθό ή υπηρεσία σε ξεχωριστή γραμμή, με περιγραφή, ποσότητα, τιμή μονάδας και συντελεστή ΦΠΑ.
5. Έλεγξε την καθαρή αξία, το ποσό ΦΠΑ και το συνολικό πληρωτέο ποσό. Για παράδειγμα, καθαρή αξία 1.000,00 € με ΦΠΑ 24% δίνει σύνολο 1.240,00 €.
6. Αποθήκευσε αντίγραφο του τιμολογίου με σαφή όνομα αρχείου, όπως ΤΙΜ-0025_Πελάτης_ηη-μμ-εεεε, και κράτησε το παραστατικό μαζί με τα λογιστικά αρχεία.
7. Πέρασε τα απαραίτητα στοιχεία στο λογιστικό ή εμπορικό σύστημα που χρησιμοποιείς και ολοκλήρωσε τη διαβίβαση στο myDATA από το κατάλληλο κανάλι.

Για τον επαγγελματία που εκδίδει λίγα παραστατικά

Ένας υδραυλικός με ατομική επιχείρηση και 4 υπαλλήλους μπορεί να χρησιμοποιεί το αρχείο όταν εκδίδει τιμολόγιο για μια επισκευή ή για πώληση υλικών. Αν χρεώσει εργασία 800,00 € και υλικά 200,00 €, η καθαρή αξία είναι 1.000,00 € και ο ΦΠΑ 24% ανέρχεται σε 240,00 €, άρα ο πελάτης πληρώνει 1.240,00 €.

Το φύλλο Τιμολόγιο (εικόνα 1) ξεκινά με ενιαίο τίτλο στις στήλες A έως I. Στα αριστερά υπάρχει η ενότητα ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΕΚΔΟΤΗ με πεδία για επωνυμία, ΑΦΜ, ΔΟΥ, διεύθυνση και τηλέφωνο, ενώ δεξιά βρίσκεται η ενότητα ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΟΥ.

Πότε μπαίνει στη δουλειά σου

Ο ελεύθερος επαγγελματίας το ανοίγει μόλις ολοκληρωθεί η εργασία, ο υπεύθυνος γραφείου μιας τεχνικής εταιρείας το χρησιμοποιεί στο κλείσιμο κάθε έργου και ο λογιστής μιας ΙΚΕ το ελέγχει πριν περάσει τα δεδομένα στα λογιστικά βιβλία. Σε ένα e-shop με 300 παραγγελίες τον μήνα, το Excel δεν είναι η σωστή λύση για μαζική έκδοση, αλλά μπορεί να εξυπηρετήσει ειδικές χονδρικές πωλήσεις.

Το φύλλο Πελάτες (εικόνα 2) λειτουργεί ως σημείο αναφοράς για τα στοιχεία των συναλλασσομένων, ενώ το φύλλο Σύνοψη (εικόνα 3) βοηθά να βλέπεις τις εκδόσεις συγκεντρωμένα. Το φύλλο Οδηγίες (εικόνα 4) είναι χρήσιμο όταν το αρχείο το χειρίζονται δύο άτομα και θέλεις κοινό τρόπο καταχώρισης.

Η πρακτική επιλογή για μικρό όγκο

Για 5 έως 20 τιμολόγια τον μήνα, προτιμώ ένα καλά οργανωμένο πρότυπο Excel αντί για χειρόγραφα έντυπα. Πάνω από 50 παραστατικά τον μήνα, όμως, η αναζήτηση, η αρίθμηση και η διαβίβαση απαιτούν εμπορικό πρόγραμμα με λιγότερο χειροκίνητο έλεγχο.

Τα υποχρεωτικά στοιχεία του παραστατικού

Στο τιμολόγιο πρέπει να εμφανίζονται η επωνυμία και το ΑΦΜ πωλητή και αγοραστή, η ΔΟΥ όπου απαιτείται, η ημερομηνία έκδοσης, ο αύξων αριθμός, η περιγραφή των αγαθών ή υπηρεσιών, οι αξίες και η ανάλυση ΦΠΑ ανά συντελεστή. Το πρότυπο βάζει τα στοιχεία εκδότη και παραστατικού σε χωριστές ενότητες, ώστε ο έλεγχος να γίνεται πριν την αποστολή.

Ο κανονικός συντελεστής ΦΠΑ είναι 24%, ο μειωμένος 13% και ο υπερμειωμένος 6% για συγκεκριμένες κατηγορίες, όπως τρόφιμα ή φάρμακα αντίστοιχα. Σε ορισμένα νησιά του Αιγαίου ισχύουν μειωμένοι συντελεστές με ειδικές προϋποθέσεις, επομένως δεν αλλάζεις μηχανικά το 24% χωρίς να ελέγξεις το είδος και τον τόπο της συναλλαγής.

Παράδειγμα υπολογισμού

Αν η γραμμή υπηρεσίας γράφει 8 ώρες × 75,00 €, η καθαρή αξία είναι 600,00 €. Με ΦΠΑ 24% προκύπτουν 144,00 € φόρου και τελικό σύνολο 744,00 €. Η μορφή ποσών του αρχείου χρησιμοποιεί ευρώ με δύο δεκαδικά, ώστε να μη συγχέεται το 1.240,00 € με το 1,24 €.

Η έκδοση του τιμολογίου στο Excel δεν ολοκληρώνει τη διαβίβαση στο myDATA. Το παραστατικό πρέπει να διαβιβαστεί ηλεκτρονικά με το κατάλληλο κανάλι και να συμφωνεί με τη σύνοψη και τον χαρακτηρισμό που θα εμφανιστούν στα ηλεκτρονικά βιβλία.

Σύνδεση με τα βιβλία

Για απλογραφικά βιβλία, η περιοδική δήλωση ΦΠΑ υποβάλλεται τριμηνιαία, ενώ για διπλογραφικά βιβλία μηνιαία. Τα παραστατικά διατηρούνται για 5 έτη κατά τα ΕΛΠ, άρα αποθήκευσε το αρχείο και το τελικό PDF σε φάκελο που μπορείς να αναζητήσεις ανά χρήση και αύξοντα αριθμό.

Λάθος αριθμός και λάθος πελάτης

Το ακριβότερο λάθος δεν είναι πάντα ο τύπος του ΦΠΑ. Έχω δει τιμολόγιο να εκδίδεται με αριθμό Τ-014 ενώ το προηγούμενο ήταν Τ-014, επειδή δύο χρήστες δούλεψαν διαφορετικά αντίγραφα. Μετά χρειάζεται ακύρωση, νέα αρίθμηση και εξήγηση στο λογιστικό αρχείο.

Άλλο συχνό πρόβλημα είναι η αντιγραφή παλιού τιμολογίου χωρίς αλλαγή ΑΦΜ ή διεύθυνσης. Αν υπηρεσία 2.500,00 € τιμολογηθεί στον λάθος πελάτη, η διόρθωση δεν γίνεται με απλή αλλαγή του κελιού αφού το παραστατικό έχει σταλεί· χρειάζεται σωστή διαδικασία ακύρωσης ή πιστωτικού και επανέκδοσης.

Ασυμφωνία ΦΠΑ και myDATA

Ένα τιμολόγιο καθαρής αξίας 1.000,00 € με 13% αντί για 24% εμφανίζει ΦΠΑ 130,00 € αντί για 240,00 €. Η διαφορά των 110,00 € μπορεί να μείνει κρυμμένη μέχρι τη συμφωνία των βιβλίων με το myDATA ή την περιοδική δήλωση ΦΠΑ.

Συχνά ξεχνιέται επίσης η διαβίβαση. Το Excel μπορεί να δείχνει 18 τιμολόγια και το ηλεκτρονικό βιβλίο 17, επειδή ένα PDF στάλθηκε στον πελάτη αλλά δεν πέρασε στο σύστημα. Η διαφορά δεν διορθώνεται με αλλαγή της Σύνοψης· χρειάζεται έλεγχος του πραγματικού παραστατικού και της διαβίβασης.

Περιγραφή χωρίς ουσία

Η φράση «παροχή υπηρεσιών» σε τιμολόγιο 4.800,00 € δεν βοηθά ούτε τον πελάτη ούτε τον έλεγχο. Γράψε τι παραδόθηκε, για ποια περίοδο ή έργο και πόσες μονάδες χρεώθηκαν. Η γραμμή «Συντήρηση κλιματιστικών, 12 μονάδες × 400,00 €» είναι σαφώς καλύτερη και μειώνει τις διευκρινίσεις.

Η συμφωνία του πραγματικού παραστατικού με τη διαβίβαση είναι και η βάση για το έντυπο δήλωσης ΦΠΑ, ώστε τα νούμερα να κλείνουν χωρίς αποκλίσεις.

Σταθερή διαδικασία έκδοσης

Σύνδεσε το αρχείο με μια συγκεκριμένη στιγμή: κάθε Παρασκευή στις 15:00 για τις ολοκληρωμένες εργασίες ή την τελευταία εργάσιμη ημέρα του μήνα για τις επαναλαμβανόμενες υπηρεσίες. Με αυτόν τον τρόπο δεν αφήνεις 12 τιμολόγια να συσσωρεύονται μέχρι την προθεσμία ΦΠΑ.

Κράτα ένα αντίγραφο του αρχείου ανά μήνα και μην ξαναχρησιμοποιείς το ίδιο αρχείο πάνω από το προηγούμενο παραστατικό. Οργάνωσε φακέλους ανά έτος και μήνα, με όνομα όπως 2026_07_Τιμολόγια, και αποθήκευσε μαζί το Excel, το PDF και την απόδειξη διαβίβασης.

Έλεγχος πριν από την αποστολή

• Έλεγξε ότι ο αριθμός είναι ο επόμενος της σειράς και ότι η ημερομηνία έχει τη μορφή ηη/μμ/εεεε.
• Σύγκρινε ΑΦΜ, επωνυμία και διεύθυνση πελάτη με το φύλλο Πελάτες.
• Υπολόγισε ξανά τη βασική αξία: ποσότητα × τιμή μονάδας, πριν ελέγξεις τον συντελεστή ΦΠΑ.
• Ταίριαξε το τελικό ποσό με την προσφορά ή τη σύμβαση. Διαφορά 50,00 € σε τιμολόγιο 1.500,00 € συνήθως δείχνει παράλειψη γραμμής ή λάθος έκπτωση.

Πότε χρειάζεσαι λογισμικό

Αν εκδίδεις 10 τιμολόγια τον μήνα, το πρότυπο είναι διαχειρίσιμο με διπλό έλεγχο. Αν εκδίδεις 100, έχεις πολλαπλές σειρές, πιστωτικά, επαναλαμβανόμενες χρεώσεις ή πάνω από 300 πελάτες, προτίμησε πρόγραμμα που συνδέει πελατολόγιο, αρίθμηση και myDATA.

Το φύλλο Σύνοψη βοηθά στον μηνιαίο έλεγχο, αλλά δεν πρέπει να θεωρείται υποκατάστατο λογιστικής συμφωνίας. Η σωστή ρουτίνα είναι: έκδοση, αποθήκευση, διαβίβαση, συμφωνία και αρχειοθέτηση.

Η σωστή ρουτίνα είναι: έκδοση, αποθήκευση, διαβίβαση, συμφωνία και αρχειοθέτηση, ενώ για τις αγορές που δεν καταλήγουν σε τιμολόγιο χρειάζεται ξεχωριστό πρότυπο δαπανών.