Λίστα Προμηθευτών Excel - Δωρεάν Πρότυπο

1. Βήμα 1 — Άνοιξε το αρχείο και διάβασε το φύλλο Οδηγίες πριν κάνεις αλλαγές στη δομή.
2. Βήμα 2 — Στο φύλλο Προμηθευτές συμπλήρωσε μία γραμμή ανά συνεργάτη, ξεκινώντας από την επωνυμία, τον ΑΦΜ και τη ΔΟΥ.
3. Βήμα 3 — Πρόσθεσε ΚΑΔ, πόλη, τηλέφωνο, email, κατηγορία και ημερομηνία συνεργασίας. Γράψε τις ημερομηνίες με μορφή ηη/μμ/εεεε.
4. Βήμα 4 — Καταχώρισε το όριο πίστωσης και το τρέχον υπόλοιπο σε ευρώ, χωρίς να βάζεις το σύμβολο € μέσα στο κελί αν το φύλλο έχει ήδη μορφοποίηση νομίσματος.
5. Βήμα 5 — Βάλε αξιολόγηση από 1 έως 5 και ενημέρωσέ την μετά από σημαντική παράδοση ή καθυστέρηση πληρωμής.
6. Βήμα 6 — Πέρνα τις σχετικές παραγγελίες και πληρωμές στο φύλλο Παραγγελίες & Πληρωμές, ώστε να μη χρησιμοποιείς το συνολικό υπόλοιπο ως υποκατάστατο του ιστορικού κινήσεων.
7. Βήμα 7 — Έλεγξε το Dashboard στο τέλος της εβδομάδας και αποθήκευσε αντίγραφο του αρχείου πριν από μαζικές αλλαγές.

Η καθημερινότητα του υπεύθυνου αγορών

Σε μια τεχνική εταιρεία, ο υπεύθυνος γραφείου μπορεί να χρειάζεται μέσα σε δέκα λεπτά τον προμηθευτή για καλώδια, σωλήνες ή χημικά. Αν τα στοιχεία είναι σε τρία διαφορετικά email, η αναζήτηση καθυστερεί την παραγγελία και αυξάνει τον κίνδυνο να σταλεί το αίτημα σε λάθος εταιρεία. Το φύλλο Προμηθευτές λειτουργεί ως ενιαίο μητρώο.

Η εικόνα 1 δείχνει τον βασικό πίνακα με τις στήλες Α/Α, Επωνυμία Προμηθευτή, ΑΦΜ, ΔΟΥ, ΚΑΔ, Πόλη, Τηλέφωνο, Email, Κατηγορία, Ημ/νία Συνεργασίας, Όριο Πίστωσης (€), Τρέχον Υπόλοιπο (€), Αξιολόγηση (1-5) και Κατάσταση. Η μορφοποίηση με σκούρα πράσινη γραμμή επικεφαλίδων και εναλλασσόμενες λευκές και ανοιχτές γραμμές βοηθά να μη χάνεσαι σε πολλές εγγραφές.

Παράδειγμα μικρής επιχείρησης

Ένας υδραυλικός με 4 υπαλλήλους μπορεί να έχει 18 ενεργούς προμηθευτές και αγορές περίπου 12.000,00 € τον μήνα. Αν ο προμηθευτής σωλήνων έχει όριο 20.000,00 € και υπόλοιπο 17.500,00 €, η νέα παραγγελία των 4.000,00 € ξεπερνά το διαθέσιμο περιθώριο κατά 1.500,00 €.

Ο λογιστής μιας ΙΚΕ χρησιμοποιεί τα ίδια πεδία για να συμφωνεί τα στοιχεία των τιμολογίων με το αρχείο της επιχείρησης. Ο ταμίας ενός συλλόγου, αντίστοιχα, μπορεί να κρατά 8 έως 10 προμηθευτές για εμφανίσεις, αθλητικό υλικό και υπηρεσίες, χωρίς να χρειάζεται σύνθετο εμπορικό πρόγραμμα.

Πότε ανοίγεις το αρχείο

Η πιο πρακτική στιγμή είναι πριν από την εβδομαδιαία παραγγελιοληψία και ξανά πριν από τις πληρωμές στο τέλος του μήνα. Το φύλλο Παραγγελίες & Πληρωμές βοηθά να ξεχωρίζεις το συμφωνημένο ποσό από το ποσό που έχει ήδη εξοφληθεί.

Ταυτοποίηση πριν από την καταχώριση

Για κάθε επιχείρηση κράτησε την ακριβή επωνυμία, τον ΑΦΜ, τη ΔΟΥ και τον ΚΑΔ όπως εμφανίζονται στα νόμιμα στοιχεία του συνεργάτη. Στο τιμολόγιο πρέπει να ελέγχεις επίσης ημερομηνία, αύξουσα αρίθμηση, περιγραφή αγαθών ή υπηρεσιών και ανάλυση ΦΠΑ ανά συντελεστή.

Ο κανονικός συντελεστής ΦΠΑ είναι 24%, ενώ οι μειωμένοι είναι 13% και 6% για τις κατηγορίες που προβλέπονται. Για παράδειγμα, καθαρή αξία 1.000,00 € με ΦΠΑ 24% δίνει σύνολο 1.240,00 €, ενώ καθαρή αξία 500,00 € με ΦΠΑ 13% δίνει 565,00 €. Οι μειωμένοι συντελεστές σε ορισμένα νησιά του Αιγαίου εφαρμόζονται μόνο όπου πληρούνται οι σχετικές προϋποθέσεις.

Σύνδεση με myDATA και λογιστικά βιβλία

Τα παραστατικά αγορών διαβιβάζονται στο myDATA και χρειάζονται σωστό χαρακτηρισμό. Η λίστα προμηθευτών δεν αντικαθιστά τα ηλεκτρονικά βιβλία ή το λογιστικό πρόγραμμα· κρατά όμως τα στοιχεία που χρειάζεσαι για να εντοπίσεις γρήγορα λάθος ΑΦΜ, διαφορετική επωνυμία ή αλλαγή email.

Η περιοδική δήλωση ΦΠΑ υποβάλλεται μηνιαία για επιχειρήσεις με διπλογραφικά βιβλία και τριμηνιαία για επιχειρήσεις με απλογραφικά βιβλία. Η προτίμησή μου είναι να ελέγχεις το αρχείο πριν από το κλείσιμο της περιόδου, όχι την τελευταία ημέρα της δήλωσης: 50 τιμολόγια αγορών με μέση αξία 800,00 € σημαίνουν 40.000,00 € καθαρές αγορές και πιθανό ΦΠΑ εισροών 9.600,00 € με συντελεστή 24%.

Διατήρηση και πρόσβαση

Κατά τα ΕΛΠ, τα λογιστικά αρχεία και τα παραστατικά διατηρούνται για 5 έτη. Περιόρισε την πρόσβαση στο αρχείο σε όσους χειρίζονται αγορές και πληρωμές και μην αποθηκεύεις περιττά προσωπικά δεδομένα, σύμφωνα με τις αρχές του ΓΚΠΔ.

Λάθος ΑΦΜ και διπλή καταχώριση

Το πιο ακριβό λάθος δεν είναι πάντα ένα λάθος ποσό· είναι η λάθος ταυτότητα του συνεργάτη. Αν καταχωρίσεις έναν προμηθευτή δύο φορές, μία ως «Ιωάννου Χημικά ΕΠΕ» και μία ως «Ιωάννου Χημικά», μπορεί να εμφανίζεις υπόλοιπο 8.100,00 € στη μία γραμμή και 8.100,00 € στην άλλη, ενώ το πραγματικό χρέος είναι 16.200,00 €.

Αντίστοιχα, ένα ψηφίο λάθος στον ΑΦΜ μπορεί να εμποδίσει τη σωστή αντιστοίχιση του παραστατικού στο myDATA. Η διόρθωση απαιτεί έλεγχο τιμολογίων, επικοινωνία με τον εκδότη και πιθανή ακύρωση ή επανέκδοση, αντί για μια απλή αλλαγή σε ένα κελί.

Όριο πίστωσης που δεν ενημερώνεται

Έχω δει επιχειρήσεις να κρατούν το όριο πίστωσης, αλλά να ξεχνούν το τρέχον υπόλοιπο μετά από πληρωμή. Έτσι, ο προμηθευτής εμφανίζεται με όριο 10.000,00 € και υπόλοιπο 9.800,00 €, παρότι έχει ήδη πληρωθεί τιμολόγιο 3.000,00 €. Η εικόνα της ρευστότητας είναι λανθασμένη κατά 3.000,00 € και η επόμενη αγορά μπορεί να αναβληθεί άδικα.

Η αντίθετη αστοχία είναι πιο επικίνδυνη: υπόλοιπο 16.200,00 € σε όριο 15.000,00 € σημαίνει υπέρβαση 1.200,00 €. Αν δεν τη δεις πριν από την παραγγελία, ο προμηθευτής μπορεί να ζητήσει προκαταβολή ή να σταματήσει την πίστωση.

Παραγγελίες χωρίς εξόφληση

Η καταχώριση μόνο της παραγγελίας δημιουργεί ψευδή εικόνα ότι η υποχρέωση έχει κλείσει. Για κάθε κίνηση σημείωνε χωριστά παραστατικό, ποσό, πληρωμή και υπόλοιπο στο φύλλο Παραγγελίες & Πληρωμές. Σε 40 παραγγελίες τον μήνα, ακόμη και 3 διπλοπληρωμένα τιμολόγια των 650,00 € δεσμεύουν προσωρινά 1.950,00 € κεφάλαιο κίνησης.

Το ίδιο υπόλοιπο πρέπει να αποτυπώνεται και στην απογραφή εμπορευμάτων, ώστε η παραγγελία να συμφωνεί με τα διαθέσιμα αποθέματα και να μη μένει κρυφή κατανάλωση κεφαλαίου κίνησης.

Σταθερή ρουτίνα 20 λεπτών

Μην ανοίγεις το αρχείο μόνο όταν προκύψει πρόβλημα. Κλείσε κάθε Παρασκευή 20 λεπτά για νέους προμηθευτές, αλλαγές τηλεφώνων και έλεγχο των υπολοίπων. Την τελευταία εργάσιμη του μήνα σύνδεσέ το με την προετοιμασία πληρωμών και τον έλεγχο των τιμολογίων αγορών.

• Σύγκρινε κάθε νέο ΑΦΜ με το τιμολόγιο πριν προσθέσεις γραμμή.
• Έλεγξε προμηθευτές με υπόλοιπο πάνω από το όριο πίστωσης.
• Ενημέρωσε την αξιολόγηση μόνο όταν υπάρχει συγκεκριμένο περιστατικό, όπως καθυστέρηση 5 ημερών ή ελλιπής παράδοση.
• Αποθήκευσε αντίγραφο με ημερομηνία, όπως «Προμηθευτές_2026-07-31».

Μικροί αυτοματισμοί που μειώνουν τα λάθη

Χρησιμοποίησε επικύρωση δεδομένων για την αξιολόγηση, ώστε να επιτρέπονται μόνο οι αριθμοί 1 έως 5, και για την κατάσταση, ώστε να μην εμφανίζονται διαφορετικές γραφές του ίδιου χαρακτηρισμού. Η μορφοποίηση υπό όρους μπορεί να επισημαίνει υπόλοιπο μεγαλύτερο από το όριο και να χρωματίζει τις εγγραφές που χρειάζονται έλεγχο.

Για συνοπτικούς ελέγχους, το ΑΘΡΟΙΣΜΑ.ΕΑΝ είναι καταλληλότερο από χειροκίνητες προσθέσεις όταν θέλεις σύνολο ανά κατηγορία. Η ΜΕΤΡΗΣΗ.ΕΑΝ μετρά πόσοι προμηθευτές ανήκουν σε μια κατηγορία, ενώ το ΜΕΣΟΣ.ΟΡΟΣ δίνει μέση αξιολόγηση· για παράδειγμα, 5 αξιολογήσεις 5, 4, 4, 3 και 2 δίνουν μέσο όρο 3,6.

Πότε χρειάζεσαι εμπορικό λογισμικό

Το Excel είναι πρακτικό για 30 ή 100 ενεργούς προμηθευτές και ελεγχόμενο αριθμό χρηστών. Αν έχεις πάνω από 1.000 προμηθευτές, καθημερινές παραγγελίες, αποθήκη, πολλαπλές αποθήκες ή ανάγκη ταυτόχρονης εργασίας, προτίμησε εμπορικό πρόγραμμα με δικαιώματα, παραστατικά και αυτόματη ενημέρωση υπολοίπων.

Σε αυτό το σημείο, η καθημερινή ενημέρωση υπολοίπων και οι πολλαπλές αποθήκες περνούν πιο φυσικά σε ένα πρότυπο αποθήκης.