Βιβλίο Εσόδων Εξόδων Excel - Δωρεάν Πρότυπο

1. Άνοιξε το φύλλο Καταχωρήσεις και γράψε πρώτα το παραστατικό, την ημερομηνία και τον τύπο κίνησης. Αν έχεις 30 κινήσεις τον μήνα, αυτό είναι το σημείο που κερδίζεις ή χάνεις χρόνο.
2. Συμπλήρωσε πελάτη ή προμηθευτή, κατηγορία και ΚΑΔ / Τύπο Δαπάνης. Έτσι η σύνοψη θα βγάζει νόημα και δεν θα μπερδεύεις τα έξοδα γραφείου με τα λειτουργικά.
3. Καταχώρισε την καθαρή αξία και διάλεξε συντελεστή ΦΠΑ. Το πρότυπο υπολογίζει μόνο του ΦΠΑ και σύνολο, άρα αποφεύγεις λάθη σε ποσά όπως 124,00 € ή 1.240,00 €.
4. Σήμειωσε αν η κίνηση έχει εξοφληθεί και με ποιον τρόπο πληρώθηκε. Αυτό βοηθά ιδιαίτερα όταν έχεις πελάτες με 30 ή 60 ημέρες πίστωση.
5. Έλεγξε τη myDATA Κατάσταση και πρόσθεσε σχόλια μόνο όταν χρειάζεται. Με αυτόν τον τρόπο ξεχωρίζεις όσα έχουν σταλεί από όσα περιμένουν ακόμη διαβίβαση.
6. Πήγαινε στο φύλλο Σύνοψη για να δεις τα μηνιαία σύνολα και το καθαρό αποτέλεσμα. Αν το υπόλοιπο δεν συμφωνεί με την εικόνα του ταμείου σου, ψάχνεις πρώτα τις τελευταίες γραμμές.
7. Χρησιμοποίησε το φύλλο Οδηγίες ως σημείο αναφοράς για τη διαδικασία. Αν δουλεύουν κι άλλοι στο ίδιο αρχείο, το κράτημα μιας κοινής ρουτίνας μειώνει τις διπλές καταχωρίσεις.

Το βιβλίο εσόδων εξόδων σε Excel το χρησιμοποιεί ο ελεύθερος επαγγελματίας που κόβει 8-15 παραστατικά τον μήνα, ο λογιστής που θέλει γρήγορο έλεγχο και ο ιδιοκτήτης μικρής ΙΚΕ που δεν θέλει να χάνει τα έξοδα σε σκόρπια τιμολόγια. Στην καθημερινότητα, η ανάγκη εμφανίζεται συνήθως στο κλείσιμο του μήνα, πριν τη συγκέντρωση για τη περιοδική δήλωση ΦΠΑ.

Σκέψου έναν υδραυλικό με 4 υπαλλήλους και 120 τιμολόγια τον χρόνο. Αν δεν γράφει κάθε κίνηση αμέσως, στο τέλος θα ψάχνει 3-4 ώρες μόνο για να βρει ποιο παραστατικό έμεινε απ’ έξω και ποιο έχει πληρωθεί.

Πού βοηθά περισσότερο

Σε ένα e-shop με 300 παραγγελίες τον μήνα, η σύνοψη δείχνει γρήγορα πόσα έσοδα μπήκαν με κάρτα, πόσα με αντικαταβολή και τι μένει ανοιχτό. Για μια ατομική επιχείρηση, αυτό είναι συνήθως πιο χρήσιμο από ένα πολύπλοκο ERP, γιατί με 1 αρχείο βλέπεις αμέσως τη ταμειακή ροή και δεν μπερδεύεσαι με πολλά μενού.

Γιατί το Excel είναι αρκετό σε μικρή κλίμακα

Αν έχεις 40-80 κινήσεις τον μήνα, ένα σωστά στημένο φύλλο καλύπτει άνετα την ανάγκη σου. Μόνο όταν οι γραμμές ανέβουν πολύ, όταν δουλεύουν πολλοί ταυτόχρονα ή όταν θες πλήρη διασύνδεση με εμπορικό πρόγραμμα, αρχίζει να σε κερδίζει το ειδικό λογισμικό.

Στην Ελλάδα, τα παραστατικά σου συνδέονται με myDATA και η εικόνα τους πρέπει να ταιριάζει με τα βιβλία σου. Αν έχεις διπλογραφικά βιβλία, η περιοδική δήλωση ΦΠΑ είναι συνήθως μηνιαία, ενώ στα απλογραφικά είναι τριμηνιαία, και αυτό αλλάζει το πότε πρέπει να είναι έτοιμη η σύνοψη.

Οι βασικοί συντελεστές ΦΠΑ που βλέπεις συχνότερα είναι 24% ο κανονικός, 13% ο μειωμένος και 6% ο υπερμειωμένος. Σε ορισμένα νησιά του Αιγαίου υπάρχουν επίσης μειωμένοι συντελεστές, άρα αν δουλεύεις εκεί δεν γράφεις τα πάντα σαν να ήσουν στην Αθήνα.

Τι θέλει ο έλεγχος

Για κάθε τιμολόγιο χρειάζεσαι σωστά στοιχεία, δηλαδή ΑΦΜ, ΔΟΥ όπου απαιτείται, αύξουσα αρίθμηση, ημερομηνία και ανάλυση ΦΠΑ. Με 50 τιμολόγια τον μήνα, ένα λάθος σε 1 γραμμή δεν είναι μικρό θέμα: αν επαναλαμβάνεται για 6 μήνες, μιλάς για 6 παραστατικά που θέλουν διόρθωση και ξαναπέρασμα.

Τι κάνει πιο ασφαλές το πρότυπο

Το φύλλο Καταχωρήσεις κρατά πεδία για παραστατικό, συντελεστή, πληρωμή και κατάσταση myDATA, άρα δεν στηρίζεσαι μόνο στη μνήμη σου. Με αυτό τον τρόπο μειώνεις τις διπλοεγγραφές και έχεις πιο καθαρό υλικό για τον λογιστή πριν το κλείσιμο της χρήσης.

Το πιο ακριβό λάθος είναι το ξεχασμένο τιμολόγιο που δεν πέρασε ποτέ στο βιβλίο ή στο myDATA. Αν μιλάμε για αξία 1.000 € και ΦΠΑ 240 €, δεν χάνεις μόνο 5 λεπτά καταχώρισης· χάνεις τη συμφωνία με τα ηλεκτρονικά βιβλία και μετά ψάχνεις όλο τον μήνα για τη διαφορά.

Δεύτερο συχνό πρόβλημα είναι οι λάθος συντελεστές ΦΠΑ. Ένα έξοδο 130 € που γράφεται κατά λάθος με 24% αντί για 13% αλλάζει τον υπολογισμό κατά 11 €, και όταν έχεις 20 τέτοια σφάλματα, η διαφορά φτάνει τα 220 € χωρίς να το καταλάβεις.

Όταν μπερδεύονται πληρωμές και παραστατικά

Σε επιχειρήσεις με πολλά ανοικτά υπόλοιπα, η σύγχυση ανάμεσα σε εξοφλημένο και ανεξόφλητο παραστατικό φέρνει διπλοπληρωμές ή χαμένες οφειλές. Αν ένα e-shop με 300 παραγγελίες τον μήνα χάσει 15 παραστατικά των 40 €, μιλάμε για 600 € που δεν φαίνονται σωστά στην εικόνα της επιχείρησης.

Τι πληρώνεις τελικά

Το κόστος δεν είναι μόνο σε ευρώ, αλλά και σε χρόνο. Ένας λογιστής ή ιδιοκτήτης που ξοδεύει 2 ώρες την εβδομάδα για να ενώνει σκόρπιες αποδείξεις χάνει περίπου 8 ώρες τον μήνα, δηλαδή μία ολόκληρη εργάσιμη μέρα που θα μπορούσε να πάει σε πωλήσεις ή εισπράξεις.

Το πρότυπο δουλεύει όταν το δένεις με μια συγκεκριμένη στιγμή της εβδομάδας ή του μήνα. Η πιο πρακτική λύση είναι να το ανοίγεις μαζί με το κλείσιμο ταμείου ή 2-3 μέρες πριν από την περιοδική δήλωση ΦΠΑ, ώστε να μη μαζεύονται 30 ή 40 γραμμές τελευταία στιγμή.

Τρεις συνήθειες που κάνουν τη διαφορά

• Κράτα πάντα το αρχείο του προηγούμενου μήνα ως βάση, αντί να ξεκινάς από το μηδέν.
• Γέμιζε τις ίδιες στήλες με την ίδια σειρά: ημερομηνία, παραστατικό, κατηγορία, ποσά, πληρωμή.
• Χρησιμοποίησε επικύρωση δεδομένων και μορφοποίηση υπό όρους, ώστε να χτυπάει το μάτι σου όταν κάτι μένει κενό ή φαίνεται λάθος.

Αν φτάσεις να έχεις 150-200 κινήσεις τον μήνα, το Excel ακόμα δουλεύει, αλλά θέλει πειθαρχία. Πάνω από αυτό το σημείο, ειδικά αν μπαίνουν πολλοί χρήστες ή αν θες αυτοματοποιημένη διαβίβαση, συνήθως χρειάζεσαι κανονικό εμπορικό πρόγραμμα και όχι μόνο ένα φύλλο.