Ραντεβού Excel - Δωρεάν Πρότυπο

1. Βήμα 1 — Άνοιξε το φύλλο Υπηρεσίες και συμπλήρωσε τον κατάλογο με την ονομασία, τη διάρκεια και την αμοιβή κάθε υπηρεσίας.
2. Βήμα 2 — Πήγαινε στο φύλλο Ραντεβού και συμπλήρωσε τα κίτρινα κελιά της γραμμής: ημερομηνία, ώρα, πελάτη, τηλέφωνο, υπηρεσία και υπεύθυνο.
3. Βήμα 3 — Έλεγξε ότι η υπηρεσία είναι γραμμένη όπως ακριβώς εμφανίζεται στον κατάλογο. Έτσι το πρότυπο μπορεί να ανακτήσει τη σωστή αμοιβή και διάρκεια.
4. Βήμα 4 — Ενημέρωσε την Κατάσταση, για παράδειγμα σε Προγραμματισμένο, Ολοκληρώθηκε ή Ακυρώθηκε, καθώς εξελίσσεται η ημέρα.
5. Βήμα 5 — Καταχώρισε το ποσό στη στήλη Είσπραξη (€) όταν πληρωθεί ο πελάτης. Η στήλη Υπόλοιπο (€) δείχνει τι παραμένει ανοικτό.
6. Βήμα 6 — Άνοιξε τη Σύνοψη για να ελέγξεις τα συγκεντρωτικά στοιχεία και το φύλλο Οδηγίες όταν χρειάζεσαι υπενθύμιση της διαδικασίας.

Το ημερήσιο πρόγραμμα χωρίς δεύτερο τετράδιο

Ένα κομμωτήριο με δύο υπαλλήλους μπορεί να έχει 15 έως 25 ραντεβού την ημέρα. Στο φύλλο Ραντεβού κάθε γραμμή συνδέει την ώρα με τον πελάτη, το τηλέφωνο, την υπηρεσία και τον υπεύθυνο, ώστε η υποδοχή να μη ψάχνει σε μηνύματα ή χειρόγραφες σημειώσεις.

Η εικόνα 1 δείχνει το πρώτο φύλλο, Ραντεβού, με τίτλο ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΡΑΝΤΕΒΟΥ — ΠΛΑΝΟ ΗΜΕΡΑΣ & ΗΜΕΡΟΛΟΓΙΟ. Ο πίνακας έχει 11 στήλες: Ημερομηνία, Ώρα, Πελάτης, Τηλέφωνο, Υπηρεσία, Υπεύθυνος, Διάρκεια (λεπτά), Αμοιβή (€), Κατάσταση, Είσπραξη (€) και Υπόλοιπο (€).

Πότε χρειάζεται μέσα στον μήνα

Ο ελεύθερος επαγγελματίας που κάνει συνεδρίες χρησιμοποιεί το φύλλο πριν ανοίξει το γραφείο και στο τέλος της ημέρας. Ο υπεύθυνος ενός κέντρου αισθητικής μπορεί να ελέγχει κάθε Παρασκευή τις επόμενες 7 ημέρες, ενώ ένα συνεργείο καταχωρίζει τα ραντεβού ανά όχημα και τεχνικό.

Αν ένας υδραυλικός έχει 4 υπαλλήλους και κλείσει 8 επισκέψεις των 60,00 € μέσα σε μία ημέρα, το σύνολο των αμοιβών είναι 480,00 €. Αν έχουν εισπραχθεί 420,00 €, η στήλη Υπόλοιπο (€) πρέπει να αφήνει ανοικτά 60,00 €, αντί να βασίζεσαι στη μνήμη.

Η υπηρεσία ως κοινό σημείο αναφοράς

Η εικόνα 2 παρουσιάζει το φύλλο Υπηρεσίες, όπου διατηρείς τον κατάλογο των εργασιών και των τιμών τους. Αυτό είναι προτιμότερο από το να γράφεις την αμοιβή σε κάθε ραντεβού: αν το κούρεμα αλλάξει από 15,00 € σε 17,00 €, κάνεις μία αλλαγή στον κατάλογο και όχι σε δεκάδες γραμμές.

Το φύλλο Σύνοψη, που φαίνεται στην εικόνα 3, συγκεντρώνει την εικόνα της δραστηριότητας, ενώ η εικόνα 4 δείχνει το φύλλο Οδηγίες. Για έναν ταμία συλλόγου που οργανώνει προπονήσεις ή για έναν ιδιώτη που διαχειρίζεται μαθήματα, τα τέσσερα φύλλα κρατούν πρόγραμμα και οικονομική παρακολούθηση στο ίδιο αρχείο.

Τι δεδομένα αποθηκεύεις πραγματικά

Το φύλλο Ραντεβού περιλαμβάνει ονοματεπώνυμο και τηλέφωνο πελάτη, άρα διαχειρίζεσαι προσωπικά δεδομένα κατά τον ΓΚΠΔ. Για ένα κομμωτήριο, ένα κέντρο αισθητικής ή έναν σύμβουλο, η πρακτική βάση είναι να κρατάς μόνο όσα χρειάζονται για το ραντεβού: όνομα, τηλέφωνο, υπηρεσία, ώρα και κατάσταση.

Το άρθρο 5 του ΓΚΠΔ απαιτεί περιορισμό του σκοπού, ελαχιστοποίηση και ακρίβεια. Δεν υπάρχει λόγος να προσθέσεις στο συγκεκριμένο πρότυπο διεύθυνση κατοικίας, αριθμό ταυτότητας ή σημειώσεις υγείας, όταν αυτά δεν είναι απαραίτητα για την οργάνωση της επίσκεψης.

Πώς να κρατήσεις το αρχείο ελεγχόμενο

Το αρχείο πρέπει να βρίσκεται σε εταιρικό υπολογιστή ή προστατευμένο χώρο και όχι σε κοινόχρηστο φάκελο χωρίς κωδικό. Με 300 ραντεβού τον μήνα, ένα αντίγραφο ασφαλείας κάθε εβδομάδα σημαίνει έως 4 ελεγχόμενα αντίγραφα τον μήνα, αντί να κινδυνεύεις να χάσεις ολόκληρο το ημερολόγιο από βλάβη.

Κράτησε ξεχωριστό αρχείο ανά περίοδο και διέγραψε παλιές λίστες όταν δεν υπάρχει πλέον επιχειρησιακός λόγος διατήρησης. Ο ΓΚΠΔ δεν επιβάλλει έναν ενιαίο αριθμό ημερών για όλα τα στοιχεία ραντεβού· εσύ πρέπει να ορίσεις τεκμηριωμένη περίοδο σύμφωνα με τον σκοπό, τις λογιστικές ανάγκες και τυχόν αξιώσεις.

Πρόγραμμα ή χειρόγραφο ημερολόγιο

Για 5 έως 20 ραντεβού την ημέρα, το Excel είναι συνήθως πιο χρήσιμο από ένα τετράδιο, επειδή υπολογίζει αυτόματα αμοιβή και υπόλοιπο. Όταν όμως 5 άτομα επεξεργάζονται ταυτόχρονα το πρόγραμμα, χρειάζεσαι σύστημα με δικαιώματα πρόσβασης και ιστορικό αλλαγών, όχι ένα αρχείο που αντιγράφεται σε USB.

Στην εικόνα 1 χρησιμοποίησε τα πεδία Πελάτης και Τηλέφωνο μόνο για τον σκοπό του ραντεβού. Η εικόνα 4, το φύλλο Οδηγίες, είναι καλό σημείο για να καταγράψεις ποιος ενημερώνει το αρχείο και πότε γίνεται το αντίγραφο ασφαλείας.

Για την καταγραφή του ποιος ενημερώνει το αρχείο και πότε γίνεται το αντίγραφο ασφαλείας, ταιριάζει δίπλα του και μια λίστα εργασιών για τις επαναλαμβανόμενες ενέργειες.

Η γραμμή που μένει μισοσυμπληρωμένη

Το πιο ακριβό λάθος δεν είναι ένας λάθος τύπος αλλά μια γραμμή που δεν ολοκληρώθηκε. Αν γράψεις πελάτη και ώρα, αλλά αφήσεις κενά την Κατάσταση και την Είσπραξη (€), στο τέλος της ημέρας δεν ξέρεις αν το ραντεβού πραγματοποιήθηκε ή αν τα 45,00 € παραμένουν ανείσπρακτα.

Σε 20 ραντεβού την ημέρα, ακόμη και 2 παραλείψεις για 10 εργάσιμες ημέρες δημιουργούν 20 γραμμές προς έλεγχο. Αν κάθε εκκρεμότητα είναι κατά μέσο όρο 35,00 €, μιλάμε για 700,00 € που δεν έχουν ξεκαθαριστεί, όχι για απλή ακαταστασία.

Λάθος υπηρεσία και λάθος τιμή

Όταν γράφεις Βαφή αντί για Βαφή Μαλλιών ή χρησιμοποιείς διαφορετική ορθογραφία, η σύνδεση με τον κατάλογο μπορεί να μην επιστρέψει τη σωστή αμοιβή. Το αποτέλεσμα είναι να εμφανίζεται μηδενική ή λανθασμένη χρέωση, ενώ η υπηρεσία έχει ήδη παρασχεθεί.

Η λύση είναι να επιλέγεις την υπηρεσία από τη συμφωνημένη λίστα και να μην πληκτρολογείς ελεύθερα νέες ονομασίες σε κάθε γραμμή. Με 6 υπηρεσίες και 100 ραντεβού τον μήνα, μία αλλαγή ονομασίας σε 15 γραμμές αρκεί για να δημιουργήσει ασυμφωνία στον έλεγχο.

Το υπόλοιπο που δεν συμφωνεί με το ταμείο

Αν η Αμοιβή (€) είναι 60,00 € και η Είσπραξη (€) 50,00 €, το Υπόλοιπο (€) πρέπει να είναι 10,00 €. Αν κάποιος πληκτρολογήσει 60,00 € στην είσπραξη επειδή ο πελάτης υποσχέθηκε να πληρώσει αργότερα, το αρχείο θα εμφανίσει εξοφλημένο ραντεβού ενώ το ταμείο θα λείπει κατά 10,00 €.

Έλεγξε επίσης τις ακυρώσεις. Μια ακυρωμένη επίσκεψη που παραμένει ως Ολοκληρώθηκε μπορεί να φουσκώσει τη Σύνοψη κατά 45,00 € και να οδηγήσει σε λάθος απόφαση για το πόσες υπηρεσίες πραγματικά εκτελέστηκαν.

Η αντιγραφή που καταστρέφει τις αναφορές

Μην αντιγράφεις τυχαία τύπους από παλιά γραμμή σε νέα χωρίς να ελέγχεις τις αναφορές. Κράτησε το φύλλο Οδηγίες, εικόνα 4, ως σημείο αναφοράς και έλεγξε μία δοκιμαστική γραμμή με αμοιβή 30,00 € και είσπραξη 20,00 €: το αναμενόμενο υπόλοιπο είναι 10,00 €.

Αφού το υπόλοιπο της δοκιμαστικής γραμμής είναι 10,00 €, το επόμενο πρακτικό βήμα είναι να τοποθετήσεις τα ραντεβού σε ένα εβδομαδιαίο πρόγραμμα ώστε να ελέγχεις και τις εξοφλήσεις και τις ακυρώσεις μαζί.

Η ρουτίνα των πέντε λεπτών

Άνοιγε το αρχείο σε σταθερή ώρα, για παράδειγμα στις 08:45 πριν από το πρώτο ραντεβού. Πέρασε πρώτα τις αλλαγές της ημέρας και μετά έλεγξε αν κάθε γραμμή έχει ώρα, υπηρεσία, υπεύθυνο και κατάσταση.

• Κάθε πρωί έλεγχε τα προγραμματισμένα ραντεβού των επόμενων 24 ωρών.
• Μετά από κάθε πληρωμή συμπλήρωνε αμέσως την Είσπραξη (€).
• Κάθε Παρασκευή κοίταζε τη Σύνοψη για την επόμενη εβδομάδα.
• Στο τέλος του μήνα αποθήκευε αντίγραφο και ξεκινούσε καθαρό αρχείο για τον επόμενο.

Αυτή η σειρά αποτρέπει τη συσσώρευση. Αν αφήσεις 40 γραμμές για συμπλήρωση στο τέλος της εβδομάδας, ένα λάθος σε ώρα ή ποσό μπορεί να χρειαστεί 30 έως 45 λεπτά για να εντοπιστεί.

Μικρές ρυθμίσεις που μειώνουν την πληκτρολόγηση

Κράτησε σταθερές τις ονομασίες στο φύλλο Υπηρεσίες και χρησιμοποίησε λίστα επιλογών για την Κατάσταση, ώστε να μην εμφανίζονται μαζί Ολοκληρώθηκε, ολοκληρώθηκε και Ολοκληρωμένο. Η μορφοποίηση υπό όρους μπορεί να χρωματίζει τις εκκρεμότητες όταν το Υπόλοιπο (€) είναι μεγαλύτερο από 0,00 €.

Για υπολογισμούς στη Σύνοψη, προτίμησε καθαρές αναφορές και συναρτήσεις όπως ΑΘΡΟΙΣΜΑ.ΕΑΝ για τα ποσά ανά κατάσταση και ΜΕΤΡΗΣΗ.ΕΑΝ για τον αριθμό των ολοκληρωμένων ραντεβού. Αν χρειάζεται να αντιστοιχίσεις υπηρεσία με τιμή, οι συναρτήσεις VLOOKUP ή INDEX και MATCH είναι πιο ασφαλείς από χειροκίνητη αντιγραφή.

Πότε το Excel δεν αρκεί

Το πρότυπο εξυπηρετεί καλά ένα άτομο ή μια μικρή ομάδα με έως περίπου 30 ραντεβού την ημέρα. Αν έχεις 6 υπαλλήλους, περισσότερα από 1.000 ραντεβού τον μήνα ή ταυτόχρονη επεξεργασία από διαφορετικές συσκευές, χρειάζεσαι λογισμικό με online ημερολόγιο, υπενθυμίσεις, ιστορικό αλλαγών και δικαιώματα χρηστών.

Μέχρι τότε, σύνδεσε τον έλεγχο με το κλείσιμο ταμείου: στις 19:00 σύγκρινε τη Σύνοψη με τις πραγματικές εισπράξεις και διόρθωσε αμέσως κάθε διαφορά.