Κρατήσεις ξενοδοχείου Excel - Δωρεάν Πρότυπο

1. Άνοιξε το φύλλο Κρατήσεις και πήγαινε στην επόμενη διαθέσιμη γραμμή κάτω από τις υπάρχουσες εγγραφές.
2. Συμπλήρωσε τον κωδικό, την ημερομηνία καταχώρισης, τα στοιχεία του πελάτη, την πόλη και τον τύπο δωματίου.
3. Πέρασε τις ημερομηνίες άφιξης και αναχώρησης. Οι νύχτες υπολογίζονται αυτόματα και η αναχώρηση πρέπει να είναι μεταγενέστερη της άφιξης.
4. Συμπλήρωσε ενήλικες, παιδιά, έκπτωση, συντελεστή ΦΠΑ, προκαταβολή, τρόπο πληρωμής, κατάσταση και κανάλι κράτησης.
5. Στο φύλλο Τιμοκατάλογος άλλαξε τις τιμές για μονόκλινο, δίκλινο, τρίκλινο ή σουίτα, καθώς και τους μέγιστους επισκέπτες.
6. Έλεγξε τις στήλες Συνολικό ποσό, Υπόλοιπο και Έλεγχος είσπραξης πριν από την άφιξη ή την αναχώρηση.
7. Άνοιξε τον Πίνακα Ελέγχου για συνολικές κρατήσεις, διανυκτερεύσεις, έσοδα, υπόλοιπα και τα τρία διαθέσιμα διαγράμματα.

Η καθημερινότητα της ρεσεψιόν

Το φύλλο απευθύνεται κυρίως στον ιδιοκτήτη μικρού ξενοδοχείου, στον υπεύθυνο υποδοχής και στον υπάλληλο γραφείου που δέχεται κρατήσεις από ιστοσελίδα, τηλέφωνο, Booking.com ή ταξιδιωτικό πρακτορείο. Η ανάγκη εμφανίζεται κάθε πρωί, όταν πρέπει να ελεγχθούν οι αφίξεις της ημέρας, και κάθε απόγευμα, όταν καταχωρίζονται νέες προκαταβολές.

Η εικόνα 1 δείχνει τις στήλες Κωδικός κράτησης, Ονοματεπώνυμο πελάτη, Τύπος δωματίου, Άφιξη, Αναχώρηση, Νύχτες, ενήλικες και παιδιά. Ακολουθούν τα οικονομικά πεδία και οι στήλες τρόπου πληρωμής, κατάστασης, καναλιού και παρατηρήσεων.

Παράδειγμα με πραγματικούς αριθμούς

Για δίκλινο δωμάτιο αξίας 110,00 € ανά νύχτα, διαμονή 4 νυχτών και έκπτωση 5%, η καθαρή αξία είναι 418,00 €. Με ΦΠΑ 13% ο φόρος είναι 54,34 € και το σύνολο 472,34 €. Αν έχεις καταχωρίσει προκαταβολή 241,54 €, το υπόλοιπο εμφανίζεται ως 230,80 €.

Ο ταμίας μιας μικρής μονάδας μπορεί να χρησιμοποιεί το αρχείο στο κλείσιμο βάρδιας, ενώ ο λογιστής της επιχείρησης το συμβουλεύεται στο μηνιαίο κλείσιμο για συμφωνία εσόδων και εισπράξεων.

Οι συντελεστές στο πρότυπο

Στο φύλλο Τιμοκατάλογος, που παρουσιάζεται στην εικόνα 2, ο προεπιλεγμένος ΦΠΑ διαμονής είναι 13% και ο εναλλακτικός συντελεστής 24%. Το αρχείο επιτρέπει να επιλέξεις 13% ή 24% ανά κράτηση, όμως η σωστή επιλογή πρέπει να αντιστοιχεί στην υπηρεσία που τιμολογείς και στους κανόνες της ΑΑΔΕ.

Για καθαρή αξία 1.000,00 €, ο ΦΠΑ 13% είναι 130,00 € και το σύνολο 1.130,00 €. Με 24%, ο φόρος γίνεται 240,00 € και το σύνολο 1.240,00 €.

Καταχώριση και ηλεκτρονικά βιβλία

Το τιμολόγιο ή η απόδειξη πρέπει να περιλαμβάνει τα απαιτούμενα στοιχεία, όπως επωνυμία, ΑΦΜ, ημερομηνία, αύξοντα αριθμό, αξία και ανάλυση ΦΠΑ. Τα παραστατικά διαβιβάζονται στο myDATA, ενώ σύμφωνα με τα ΕΛΠ διατηρούνται για 5 έτη.

Η περιοδική δήλωση ΦΠΑ υποβάλλεται μηνιαία σε διπλογραφικά βιβλία και τριμηνιαία σε απλογραφικά. Το Excel δεν υποκαθιστά την έκδοση παραστατικών ή τη διαβίβαση· λειτουργεί ως πρακτικό βοηθητικό αρχείο για την κράτηση, την προκαταβολή και το υπόλοιπο.

Λάθος ημερομηνίες και τιμές

Ένα συχνό πρόβλημα είναι η καταχώριση αναχώρησης πριν από την άφιξη ή η παράλειψη μιας νύχτας. Κράτηση 15/07/2026 έως 19/07/2026 είναι 4 νύχτες, όχι 5. Σε τιμή 110,00 € αυτό αλλάζει την καθαρή αξία κατά 110,00 € και τον ΦΠΑ 13% κατά 14,30 €.

Άλλο λάθος είναι η αλλαγή τιμής μόνο στη γραμμή της κράτησης. Το πρότυπο ανακτά την τιμή με VLOOKUP από το φύλλο Τιμοκατάλογος, οπότε η κεντρική ενημέρωση αποφεύγει διαφορετικές χρεώσεις για ίδιο τύπο δωματίου.

Προκαταβολές και ακυρώσεις

Αν συνολικό ποσό 472,34 € καταχωριστεί με προκαταβολή 500,00 €, το αρχείο εμφανίζει αρνητικό υπόλοιπο και χρειάζεται έλεγχος. Αν η κατάσταση γίνει Ακυρωμένη, η στήλη Έλεγχος είσπραξης δείχνει Δεν τιμολογείται, αλλά η επιστροφή ή παρακράτηση προκαταβολής πρέπει να τεκμηριωθεί ξεχωριστά.

Σε μονάδα με 20 κρατήσεις τον μήνα, δύο διπλοκαταχωρίσεις των 200,00 € μπορούν να δημιουργήσουν λανθασμένη εικόνα εσόδων 400,00 €. Ο κωδικός κράτησης και το φίλτρο του φύλλου βοηθούν να εντοπίζεις τέτοιες εγγραφές πριν το κλείσιμο.

Σταθερός έλεγχος κάθε ημέρα

Όρισε 10 λεπτά στην αρχή κάθε βάρδιας για τις αφίξεις και τις αναχωρήσεις και άλλα 10 λεπτά στο τέλος για προκαταβολές και τρόπους πληρωμής. Στον Πίνακα Ελέγχου, που φαίνεται στην εικόνα 3, παρακολούθησε τις συνολικές κρατήσεις, τις επιβεβαιωμένες, τις διανυκτερεύσεις και τα υπόλοιπα.

• Χρησιμοποίησε πάντα τον επόμενο διαθέσιμο κωδικό κράτησης.
• Έλεγχε τις κρατήσεις με κατάσταση Σε αναμονή πριν από την άφιξη.
• Σύγκρινε τις εισπράξεις της ημέρας με τη στήλη Υπόλοιπο.

Μηνιαίο κλείσιμο

Στο τέλος του μήνα αποθήκευσε αντίγραφο του αρχείου με ημερομηνία, για παράδειγμα 31/08/2026, και κράτησε ξεχωριστά τα παραστατικά. Τα διαγράμματα του πίνακα δείχνουν έσοδα ανά τύπο δωματίου, κρατήσεις ανά κανάλι και αφίξεις ανά μήνα.

Το αρχείο είναι κατάλληλο για 100 γραμμές. Όταν οι κρατήσεις ξεπεράσουν σταθερά αυτό το όριο ή χρειάζεσαι ταυτόχρονη χρήση από πολλούς υπαλλήλους, διαθεσιμότητα ανά δωμάτιο και σύνδεση με channel manager, έχεις ξεπεράσει το πρακτικό όριο του Excel και χρειάζεσαι ειδικό λογισμικό ξενοδοχείου.