Στόχοι Πωλήσεων Excel - Δωρεάν Πρότυπο

1. Άνοιξε το φύλλο Οδηγίες και δες τη λογική συμπλήρωσης των πεδίων πριν αλλάξεις τις γραμμές του πίνακα.
2. Στο φύλλο Στόχοι Πωλήσεων συμπλήρωσε το όνομα του πωλητή, την πόλη, το τμήμα και την ημερομηνία έναρξης.
3. Καταχώρισε τον στόχο σε ευρώ στη στήλη «Στόχος (€)». Για παράδειγμα, βάλε 25.000,00 € για τον Γιώργο.
4. Πέρασε τις πραγματικές πωλήσεις της ίδιας περιόδου στη στήλη «Πραγματ. Πωλήσεις (€)».
5. Έλεγξε την «Απόκλιση (€)», το «Ποσοστό Επίτευξης» και την «Κατάσταση» για κάθε γραμμή.
6. Συμπλήρωσε ή έλεγξε το bonus (€), σύμφωνα με την εσωτερική πολιτική της επιχείρησης.
7. Άνοιξε το Dashboard για τη συνολική εικόνα και χρησιμοποίησε τα αποτελέσματα στη συνάντηση της ομάδας.

Η καθημερινή εικόνα του υπεύθυνου πωλήσεων

Ένας διευθυντής πωλήσεων σε εμπορική επιχείρηση δεν χρειάζεται μόνο το συνολικό ποσό του μήνα. Θέλει να ξέρει αν η απόκλιση προέρχεται από τη λιανική, τη χονδρική ή το online τμήμα και αν αφορά την Αθήνα, τη Θεσσαλονίκη ή άλλη περιοχή. Το φύλλο «Στόχοι Πωλήσεων» βάζει αυτές τις πληροφορίες στην ίδια γραμμή.

Ο υπεύθυνος γραφείου μιας τεχνικής εταιρείας μπορεί να ενημερώνει το αρχείο κάθε Παρασκευή από τα τιμολόγια και τις παραγγελίες των πωλητών. Έτσι, πριν από τη συνάντηση της Δευτέρας, βλέπει αν η ομάδα κινείται στον στόχο του τριμήνου και όχι μόνο αν αυξήθηκαν οι πωλήσεις της τελευταίας ημέρας.

Ένα παράδειγμα με πέντε πωλητές

Στο δείγμα του αρχείου, ο Γιώργος στην Αθήνα έχει στόχο 25.000,00 € και πραγματικές πωλήσεις 27.500,00 €. Η θετική απόκλιση είναι 2.500,00 € και η επίτευξη 110%, ενώ η Μαρία στη χονδρική έχει 28.000,00 € έναντι στόχου 30.000,00 €, δηλαδή 93,3%.

Αυτός ο τρόπος είναι προτιμότερος από μια απλή συνολική στήλη πωλήσεων: το σύνολο μπορεί να κρύψει έναν πωλητή στο 60% και έναν άλλο στο 140%. Για έναν ιδιοκτήτη e-shop με 300 παραγγελίες τον μήνα, το Dashboard λειτουργεί ως γρήγορη σύνοψη· για μια ομάδα πέντε ατόμων, το βασικό φύλλο παραμένει αρκετά απλό ώστε να ενημερώνεται χωρίς ειδικό λογισμικό.

Το ποσό του στόχου πρέπει να έχει κοινή βάση

Πριν καταχωρίσεις στόχο, αποφάσισε αν μετράς καθαρές αξίες χωρίς ΦΠΑ ή τελικά ποσά με ΦΠΑ. Η πρακτική μου προτίμηση είναι οι καθαρές αξίες, επειδή ο κανονικός συντελεστής είναι 24%, ενώ υπάρχουν μειωμένοι συντελεστές 13% και 6%. Έτσι συγκρίνεις την εμπορική απόδοση και όχι τον φόρο που εισπράττεις για το Δημόσιο.

Παράδειγμα: τιμολόγιο καθαρής αξίας 10.000,00 € με ΦΠΑ 24% εμφανίζεται στον πελάτη ως 12.400,00 €. Αν ο στόχος είναι καθαρός, στο Excel γράφεις 10.000,00 € και όχι 12.400,00 €, διαφορετικά η επίτευξη θα φαίνεται τεχνητά αυξημένη.

Έλεγχος με myDATA και λογιστικά βιβλία

Οι πωλήσεις που χρησιμοποιείς πρέπει να συμφωνούν με τα παραστατικά και τη διαβίβαση στο myDATA. Ένα τιμολόγιο πώλησης χρειάζεται, μεταξύ άλλων, επωνυμία, ΑΦΜ πωλητή και αγοραστή, ημερομηνία, αύξοντα αριθμό και ανάλυση ΦΠΑ ανά συντελεστή.

Στο τέλος του μήνα, ο λογιστής μιας ΙΚΕ μπορεί να συγκρίνει το άθροισμα του Excel με την κατάσταση πωλήσεων των βιβλίων. Για διπλογραφικά βιβλία η περιοδική δήλωση ΦΠΑ είναι μηνιαία, ενώ για απλογραφικά τριμηνιαία· το αρχείο στόχων δεν αντικαθιστά τη δήλωση, αλλά βοηθά να εντοπιστεί έγκαιρα μια διαφορά, όπως 2.000,00 € πωλήσεις που δεν έχουν περαστεί.

Για να φανεί αμέσως ποια τιμολόγια λείπουν από το σύνολο των 2.000,00 €, το πρότυπο διαχείρισης πελατών κρατά συγκεντρωμένα τα στοιχεία ανά ΑΦΜ και παραστατικό.

Όταν συγκρίνεις διαφορετικές περιόδους

Το πιο ακριβό λάθος δεν είναι μια λάθος μορφοποίηση. Είναι να συγκρίνεις πωλήσεις Ιουλίου με στόχο τριμήνου ή να βάζεις στο ίδιο ποσό παραγγελίες που δεν έχουν τιμολογηθεί και τιμολόγια που έχουν ήδη ακυρωθεί. Τότε η απόκλιση φαίνεται πραγματική, αλλά οδηγεί σε λάθος απόφαση για bonus, προσωπικό και απόθεμα.

Σε έναν πωλητή με στόχο 30.000,00 €, αν έχουν καταχωριστεί 28.000,00 € πωλήσεις, η απόκλιση είναι -2.000,00 € και η επίτευξη 93,3%. Αν όμως λείπει ένα τιμολόγιο 4.000,00 €, η πραγματική επίτευξη φτάνει το 106,7%. Η διαφορά αλλάζει πλήρως τη συζήτηση.

Διπλές και λανθασμένες εγγραφές

Σε e-shop με 300 παραγγελίες τον μήνα, μια διπλή καταχώριση 1.200,00 € μπορεί να περάσει απαρατήρητη μέσα στο συνολικό ποσό. Σε εταιρεία χονδρικής, ένα πιστωτικό τιμολόγιο που δεν αφαιρέθηκε διογκώνει τις πωλήσεις και μπορεί να δημιουργήσει ασυμφωνία με το myDATA ή τα λογιστικά βιβλία.

Το ίδιο πρόβλημα εμφανίζεται όταν ο ένας πωλητής καταχωρίζει ποσά με ΦΠΑ και ο άλλος καθαρές αξίες. Η λύση είναι μία σταθερή βάση μέτρησης και ένας έλεγχος πριν κλειδώσει ο μήνας. Προτίμησε καθαρό πίνακα με 11 πεδία και όχι πολλές χειροκίνητες στήλες που αυξάνουν τις πιθανότητες διπλοεγγραφής.

Στο ίδιο κλείσιμο του μήνα, μια φόρμα προσφοράς πωλήσεων κρατά τις τιμές και τις καθαρές αξίες στην ίδια βάση, ώστε να αποφεύγονται οι διπλοεγγραφές και οι ασυμφωνίες.

Μια ρουτίνα δεκαπέντε λεπτών

Όρισε μία σταθερή ώρα, για παράδειγμα κάθε Παρασκευή στις 16:00, ώστε ο υπεύθυνος να ενημερώνει τις πραγματικές πωλήσεις. Μην περιμένεις το τέλος του τριμήνου: για στόχο 25.000,00 € σε 13 εβδομάδες, η ενδεικτική εβδομαδιαία πορεία είναι περίπου 1.923,08 €.

• Πάρε τις πωλήσεις από την ίδια πηγή κάθε εβδομάδα.
• Έλεγξε ότι η ημερομηνία έναρξης είναι στη μορφή ηη/μμ/εεεε.
• Σύγκρινε την απόκλιση πριν συζητήσεις το bonus.
• Κράτησε αντίγραφο του αρχείου στην αρχή κάθε τριμήνου.

Πότε χρειάζεσαι κάτι μεγαλύτερο

Το πρότυπο είναι σωστή επιλογή για μικρή ομάδα, λίγες κατηγορίες και έναν υπεύθυνο που ενημερώνει τα στοιχεία. Αν έχεις 20 πωλητές, περισσότερες από 10.000 γραμμές παραγγελιών ή διαφορετικούς στόχους ανά ημέρα, προϊόν και πελάτη, προτίμησε CRM ή ERP με δικαιώματα χρηστών και ιστορικό αλλαγών.

Μην μετατρέπεις το Excel σε πρόχειρη βάση δεδομένων. Κράτησε το Dashboard για διοικητική εικόνα και το αναλυτικό σύστημα για τις συναλλαγές· αυτή η διάκριση μειώνει τα λάθη και κάνει τον εβδομαδιαίο έλεγχο πραγματικά σύντομο.