Τιμοκατάλογος Excel - Δωρεάν Πρότυπο

1. Άνοιξε το φύλλο Οδηγίες και διάβασε τη σύντομη περιγραφή των πεδίων πριν ξεκινήσεις.
2. Στο φύλλο Τιμοκατάλογος αντικατάστησε τα στοιχεία της επιχείρησης στη γραμμή 2, όπως επωνυμία και ΑΦΜ.
3. Καταχώρισε σε κάθε γραμμή τον κωδικό, το προϊόν ή την υπηρεσία, την κατηγορία και τη μονάδα μέτρησης.
4. Συμπλήρωσε την καθαρή τιμή χωρίς ΦΠΑ και το σωστό ποσοστό ΦΠΑ, για παράδειγμα 24% για έναν υπολογιστή αξίας 500,00 €.
5. Πρόσθεσε έκπτωση μόνο όπου χρειάζεται και ενημέρωσε το απόθεμα σε τεμάχια.
6. Έλεγξε τις στήλες Αξία ΦΠΑ, Τελική Τιμή, Τιμή μετά Έκπτωση και Κατάσταση πριν κοινοποιήσεις τον κατάλογο.
7. Άνοιξε το φύλλο Πίνακας Ελέγχου για συνοπτικό έλεγχο και αποθήκευσε αντίγραφο με ημερομηνία, όπως 21/07/2026.

Για κατάστημα, συνεργείο και παροχή υπηρεσιών

Ο ιδιοκτήτης ενός καταστήματος ηλεκτρονικών μπορεί να έχει 80 κωδικούς, ενώ ένας τεχνίτης να τιμολογεί 15 υπηρεσίες, όπως εγκατάσταση, επισκευή και επίσκεψη στον χώρο. Στο φύλλο Τιμοκατάλογος (εικόνα 1), ο κωδικός και η κατηγορία κρατούν τα είδη ταξινομημένα, ενώ η μονάδα μέτρησης ξεχωρίζει το «τεμάχιο» από την «ώρα».

Ο ελεύθερος επαγγελματίας με ατομική επιχείρηση το χρειάζεται όταν στέλνει προσφορά σε πελάτη ή ανανεώνει τις χρεώσεις του στην αρχή του μήνα. Για παράδειγμα, ένας υδραυλικός με 4 υπαλλήλους μπορεί να έχει υπηρεσία καθαρισμού αποχέτευσης 120,00 € χωρίς ΦΠΑ και υλικά 35,00 €. Ο κατάλογος δείχνει χωριστά τις δύο χρεώσεις, αντί να εμφανίζονται πρόχειρα σε ένα μήνυμα.

Η καθημερινή χρήση σε μικρές ομάδες

Ο υπεύθυνος γραφείου μιας τεχνικής εταιρείας ενημερώνει τις τιμές πριν από κάθε νέα προσφορά, ενώ ο ταμίας ενός αθλητικού συλλόγου μπορεί να καταγράφει εμφανίσεις, μπάλες και υπηρεσίες προπονητών. Σε e-shop με 300 παραγγελίες τον μήνα, ένας ενιαίος κατάλογος μειώνει τον κίνδυνο να δοθεί παλιά τιμή σε πελάτη ή συνεργάτη.

Το φύλλο Πίνακας Ελέγχου (εικόνα 2) είναι χρήσιμο στο εβδομαδιαίο κλείσιμο: ελέγχεις ποια είδη έχουν χαμηλό απόθεμα και ποια χρειάζονται αλλαγή τιμής. Το φύλλο Οδηγίες (εικόνα 3) βοηθά έναν νέο υπάλληλο να καταχωρίσει σωστά τα δεδομένα χωρίς να αλλάξει τη διάταξη.

Τιμοκατάλογος και προσφορά

Ο τιμοκατάλογος είναι εσωτερικό ή εμπορικό εργαλείο, όχι τιμολόγιο. Για επίσημη πώληση χρειάζεσαι παραστατικό με τα απαιτούμενα στοιχεία και τη σωστή διαβίβαση στο myDATA.

Καθαρή τιμή, ΦΠΑ και τελικό ποσό

Στον βασικό κανόνα, ο κανονικός ΦΠΑ είναι 24%, ο μειωμένος 13% και ο υπερμειωμένος 6%. Ο συντελεστής 13% χρησιμοποιείται σε κατηγορίες όπως πολλά τρόφιμα και υπηρεσίες εστίασης, ενώ ο 6% σε φάρμακα και βιβλία, όταν πληρούνται οι αντίστοιχες προϋποθέσεις. Σε ορισμένα νησιά του Αιγαίου ισχύουν μειωμένοι συντελεστές.

Αν ένα προϊόν έχει καθαρή τιμή 500,00 € και ΦΠΑ 24%, η Αξία ΦΠΑ είναι 120,00 € και η Τελική Τιμή 620,00 €. Με έκπτωση 10%, η τιμή μετά την έκπτωση γίνεται 558,00 € όταν η έκπτωση υπολογίζεται στην τελική τιμή· γι’ αυτό πρέπει να ακολουθείς σταθερά τη λογική του προτύπου και να μην αλλάζεις χειροκίνητα τα αποτελέσματα.

Τι πρέπει να συμφωνεί με το παραστατικό

Ο τιμοκατάλογος πρέπει να συμφωνεί με την εμπορική πολιτική και τον σωστό ΚΑΔ της δραστηριότητας, αλλά δεν αντικαθιστά το τιμολόγιο ή την απόδειξη. Το παραστατικό αναφέρει επωνυμία, ΑΦΜ πωλητή και αγοραστή όπου απαιτείται, ΔΟΥ, αύξοντα αριθμό, ημερομηνία, περιγραφή και ανάλυση ΦΠΑ ανά συντελεστή.

Η ηλεκτρονική διαβίβαση στο myDATA αφορά τα παραστατικά και όχι απλώς το αρχείο τιμών. Στα απλογραφικά βιβλία η περιοδική δήλωση ΦΠΑ είναι κατά κανόνα τριμηνιαία, ενώ στα διπλογραφικά μηνιαία. Κράτησε τα εμπορικά αρχεία και τα παραστατικά οργανωμένα για 5 έτη σύμφωνα με τα ΕΛΠ, ώστε η τιμή στον κατάλογο να μπορεί να ελεγχθεί μαζί με την πώληση.

Η πρακτική επιλογή για τις τιμές

Για μικρή επιχείρηση προτιμώ έναν κεντρικό κατάλογο Excel αντί για διαφορετικά αρχεία ανά πωλητή. Με 100 κωδικούς και μέση τιμή 25,00 € χωρίς ΦΠΑ, η διαφορά μιας λανθασμένης καταχώρισης 2 € σε 40 πωλήσεις κοστίζει 80,00 € τζίρο και δημιουργεί ασυμφωνία στην προσφορά.

Παλιές τιμές και διπλοί κωδικοί

Το πιο ακριβό λάθος δεν είναι συνήθως ένας λάθος τύπος, αλλά η χρήση παλιού αρχείου. Έχω δει επιχείρηση να στέλνει τιμή 40,00 € για υλικό που είχε αυξηθεί στα 46,00 €: σε 30 πωλήσεις η διαφορά έφτασε τα 180,00 € πριν υπολογιστεί ο ΦΠΑ.

Δεύτερο πρόβλημα είναι ο διπλός κωδικός. Αν το ίδιο προϊόν καταχωριστεί ως EL-105 και EL105, το απόθεμα μπορεί να εμφανίζεται σε δύο γραμμές και ο πωλητής να νομίζει ότι υπάρχουν 18 τεμάχια αντί για 9. Η στήλη Κωδικός πρέπει να έχει μία σταθερή μορφή, χωρίς αυθαίρετα κενά ή αλλαγές.

Λάθος συντελεστής και έκπτωση

Ένα προϊόν καθαρής αξίας 1.000,00 € με 13% αντί για 24% δημιουργεί διαφορά ΦΠΑ 110,00 €. Το λάθος περνά εύκολα στον πελάτη όταν κάποιος γράψει την τελική τιμή με το χέρι και αφήσει τη στήλη ΦΠΑ % ασυμπλήρωτη.

Στις εκπτώσεις, πρόσεξε αν η εμπορική συμφωνία αφορά την καθαρή ή την τελική τιμή. Σε καθαρή αξία 200,00 €, ΦΠΑ 24% και έκπτωση 15% στην καθαρή τιμή, η έκπτωση είναι 30,00 € και η φορολογητέα αξία 170,00 €. Αν ο χρήστης υπολογίσει 15% από τα 248,00 € και μετά ξαναβάλει ΦΠΑ, θα δώσει διαφορετικό ποσό.

Ασυμφωνία με τα ηλεκτρονικά βιβλία

Ο τιμοκατάλογος δεν ενημερώνει μόνος του το myDATA και δεν αποδεικνύει ότι μια πώληση διαβιβάστηκε. Αν εκδοθούν 25 παραστατικά από παλιό αρχείο, η επιχείρηση μπορεί να χρειαστεί ώρες για διορθώσεις, πιστωτικά και επανέλεγχο των εσόδων στην ΑΑΔΕ.

Η επανέλεγχο των εσόδων στην ΑΑΔΕ συνήθως συνοδεύεται και από καταγραφή πελατών, ώστε κάθε παραστατικό να δένει με το ιστορικό επικοινωνίας και τη σωστή παρακολούθηση στο πρότυπο διαχείρισης πελατών.

Σύνδεσέ τον με το κλείσιμο της εβδομάδας

Όρισε 20 λεπτά κάθε Παρασκευή, πριν κλείσει το ταμείο ή πριν φύγει η τελευταία προσφορά. Ο υπεύθυνος ελέγχει νέες αγορές, αλλαγές προμηθευτών και το απόθεμα, ενώ ο πωλητής ελέγχει μόνο τα είδη που χρησιμοποίησε.

• Αποθήκευε το αρχείο με ημερομηνία, όπως Τιμοκατάλογος_21-07-2026.xlsx.
• Κράτησε έναν υπεύθυνο για τις τιμές και δικαιώματα ανάγνωσης στους υπόλοιπους.
• Χρησιμοποίησε επικύρωση δεδομένων για κατηγορίες και συντελεστές ΦΠΑ.
• Μην πληκτρολογείς πάνω από τις στήλες αποτελεσμάτων χωρίς πρώτα να κρατήσεις αντίγραφο.

Έλεγχος πριν από κάθε προσφορά

Πριν σταλεί προσφορά, διάλεξε τον κωδικό, επιβεβαίωσε μονάδα μέτρησης και σύγκρινε την Τελική Τιμή με την Τιμή μετά Έκπτωση. Για 12 είδη σε μια προσφορά, ο έλεγχος των γραμμών παίρνει περίπου 5 λεπτά και είναι προτιμότερος από τη διόρθωση τιμολογίου μετά την αποστολή.

Το φύλλο Πίνακας Ελέγχου (εικόνα 2) τοποθέτησέ το στη διαδικασία του εβδομαδιαίου κλεισίματος, όχι σε ξεχωριστή «κάποια στιγμή». Το φύλλο Οδηγίες (εικόνα 3) κράτησέ το ως σημείο αναφοράς για όποιον αναλαμβάνει την καταχώριση.

Πότε χρειάζεσαι λογισμικό

Το Excel είναι σωστή επιλογή για έναν κατάλογο έως μερικές εκατοντάδες κωδικούς και λίγους χρήστες. Όταν έχεις 10.000 γραμμές, πολλές αποθήκες, συνεχείς μεταβολές ή ανάγκη αυτόματης σύνδεσης με ERP, προτίμησε εμπορικό λογισμικό και κράτησε το Excel για εξαγωγές και ελέγχους.

Στο ίδιο πνεύμα, για τις εξαγωγές και τους ελέγχους χρειάζεται συχνά και ένα έντυπο προσφοράς πωλήσεων όταν ο κατάλογος οδηγεί σε εμπορική επικοινωνία.