Προσφορά Πωλήσεων Excel - Δωρεάν Πρότυπο

1. Άνοιξε το φύλλο Προσφορά και αντικατάστησε τα ενδεικτικά στοιχεία της εταιρείας με τα δικά σου: επωνυμία, ΑΦΜ, ΔΟΥ, ΚΑΔ, διεύθυνση, τηλέφωνο και email.
2. Συμπλήρωσε τον αριθμό προσφοράς, την ημερομηνία έκδοσης και την ημερομηνία έως την οποία ισχύει η τιμή. Κράτησε ενιαία αρίθμηση, όπως ΠΡΟΣ-2026-0001.
3. Πρόσθεσε τα στοιχεία του πελάτη, μαζί με την επωνυμία και το ΑΦΜ του, ώστε η προσφορά να μπορεί να μετατραπεί εύκολα σε παραγγελία ή τιμολόγιο.
4. Άνοιξε το φύλλο Κατάλογος και καταχώρισε ή έλεγξε τα προϊόντα και τις υπηρεσίες που προσφέρεις, με τις αντίστοιχες τιμές και μονάδες μέτρησης.
5. Μετέφερε στο φύλλο Προσφορά τις γραμμές που αφορούν τον συγκεκριμένο πελάτη και έλεγξε ποσότητα, τιμή μονάδας, έκπτωση και συντελεστή ΦΠΑ.
6. Έλεγξε το φύλλο Σύνοψη για τα καθαρά ποσά, τον ΦΠΑ και το τελικό πληρωτέο ποσό. Για παράδειγμα, καθαρή αξία 1.000,00 € με ΦΠΑ 24% δίνει σύνολο 1.240,00 €.
7. Διάβασε το φύλλο Οδηγίες, αποθήκευσε αντίγραφο με τον αριθμό προσφοράς και εξήγαγε ή εκτύπωσε μόνο το φύλλο Προσφορά για αποστολή.

Μια προσφορά πωλήσεων χρειάζεται όταν ο πελάτης θέλει να γνωρίζει εκ των προτέρων τι θα αγοράσει, σε ποια ποσότητα και με ποιο συνολικό κόστος. Ο υδραυλικός που δίνει τιμή για εγκατάσταση σε πολυκατοικία, η τεχνική εταιρεία που κοστολογεί ανακαίνιση και το e-shop που απαντά σε εταιρική παραγγελία έχουν διαφορετικές γραμμές, αλλά χρειάζονται την ίδια καθαρή δομή.

Η καθημερινότητα του μικρού γραφείου

Ο υπεύθυνος πωλήσεων μιας μικρής ΙΚΕ μπορεί να ετοιμάζει 5 έως 10 προσφορές την εβδομάδα. Αν κάθε προσφορά κρατά 20 λεπτά και γίνονται 8, χάνονται σχεδόν 2 ώρες και 40 λεπτά μόνο στη μορφοποίηση. Με το φύλλο Προσφορά έτοιμο, ο χρόνος μεταφέρεται στον έλεγχο της τιμής και όχι στη δημιουργία πινάκων.

Η εικόνα 1 δείχνει το φύλλο Προσφορά: ο τίτλος εκτείνεται από A1 έως K1, τα στοιχεία της εταιρείας βρίσκονται αριστερά και τα στοιχεία προσφοράς δεξιά. Περιλαμβάνονται επωνυμία, ΑΦΜ/ΔΟΥ, ΚΑΔ, διεύθυνση, τηλέφωνο/email, αριθμός προσφοράς, ημερομηνίες, πελάτης και ΑΦΜ πελάτη.

Προσφορά για έργο ή επαναλαμβανόμενη πώληση

Σε έργο αξίας 4.500,00 € χωρίς ΦΠΑ, η σωστή παρουσίαση πρέπει να δείχνει τι αφορά η εργασία και ποιο ποσό θα πληρώσει ο πελάτης. Με κανονικό ΦΠΑ 24%, το τελικό ποσό είναι 5.580,00 €. Για επαναλαμβανόμενες πωλήσεις, κράτησε αντίγραφο ανά πελάτη και χρησιμοποίησε τον αριθμό προσφοράς ως σύνδεσμο με την παραγγελία.

Η εικόνα 2 παρουσιάζει το φύλλο Κατάλογος, όπου συγκεντρώνεις τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες πριν τα χρησιμοποιήσεις σε νέα προσφορά. Η εικόνα 3 αφορά τη Σύνοψη και η εικόνα 4 τις Οδηγίες, ώστε να βλέπεις πρώτα τα ποσά και μετά τα βήματα εργασίας.

Η προσφορά δεν είναι τιμολόγιο και από μόνη της δεν διαβιβάζεται στο myDATA. Είναι εμπορικό έγγραφο που αποτυπώνει την προτεινόμενη συναλλαγή· όταν ο πελάτης αποδεχθεί την τιμή, εκδίδεις το κατάλληλο παραστατικό με τα υποχρεωτικά στοιχεία και το διαβιβάζεις σύμφωνα με τη διαδικασία της ΑΑΔΕ.

Οι συντελεστές που πρέπει να ελέγξεις

Ο κανονικός συντελεστής ΦΠΑ είναι 24%, ο μειωμένος 13% και ο υπερμειωμένος 6%. Οι μειωμένοι συντελεστές ισχύουν σε συγκεκριμένες κατηγορίες αγαθών και υπηρεσιών, ενώ προβλέπονται ειδικοί μειωμένοι συντελεστές σε ορισμένα νησιά του Αιγαίου. Στην προσφορά πρέπει να ξεχωρίζεις την καθαρή αξία από τον φόρο.

Για καθαρή αξία 2.500,00 € με ΦΠΑ 24%, ο φόρος είναι 600,00 € και το σύνολο 3.100,00 €. Αν δύο γραμμές έχουν διαφορετικούς συντελεστές, μην εμφανίζεις μόνο ένα τελικό ποσοστό: κράτησε ξεχωριστή ανάλυση ανά συντελεστή, ώστε το μελλοντικό τιμολόγιο να συμφωνεί με την προσφορά.

Στοιχεία επιχείρησης και παραστατικού

Στο τελικό τιμολόγιο θα χρειαστούν επωνυμία και ΑΦΜ πωλητή και αγοραστή, ΔΟΥ, ΚΑΔ, αύξων αριθμός, ημερομηνία, περιγραφή, καθαρή αξία και ανάλυση ΦΠΑ. Το φύλλο Προσφορά έχει ήδη πεδία για την ταυτότητα της εταιρείας και του πελάτη, αλλά πρέπει να ελέγξεις τα στοιχεία πριν από την έκδοση.

Για ατομική επιχείρηση με απλογραφικά βιβλία, η περιοδική δήλωση ΦΠΑ είναι τριμηνιαία, ενώ για διπλογραφικά βιβλία μηνιαία. Η προσφορά δεν αντικαθιστά τη λογιστική καταχώριση, το τιμολόγιο ή τη διαβίβαση· λειτουργεί ως ελεγχόμενο στάδιο πριν από αυτά.

Το ακριβότερο λάθος δεν είναι συνήθως η μορφοποίηση. Είναι να σταλεί τιμή χωρίς σαφή καθαρή αξία, ΦΠΑ, διάρκεια ισχύος ή περιγραφή, και μετά να θεωρεί ο πελάτης ότι όλες οι λεπτομέρειες περιλαμβάνονται. Μια προσφορά 10.000,00 € χωρίς διευκρίνιση μπορεί να εκληφθεί ως τελικό ποσό, ενώ εσύ εννοούσες καθαρή αξία πριν από 2.400,00 € ΦΠΑ.

Λάθος ημερομηνία και διπλή αρίθμηση

Αν δύο πελάτες λάβουν την ίδια προσφορά ΠΡΟΣ-2026-0034, το αρχείο χάνει την αξία του ως ιστορικό. Σε 40 προσφορές τον μήνα, μια αρίθμηση που γράφεται χειροκίνητα χωρίς έλεγχο μπορεί να δημιουργήσει διπλό αριθμό ή κενό ανάμεσα σε δύο εκδόσεις. Χρησιμοποίησε σταθερό μοτίβο έτους και αύξοντα αριθμό.

Έλεγξε επίσης την ημερομηνία «Ισχύς Προσφοράς έως». Μια τιμή υλικού που ίσχυε για 15 ημέρες δεν πρέπει να παρουσιάζεται ως ανοικτή για 90 ημέρες, ειδικά σε έργο όπου οι τιμές αγοράς αλλάζουν εβδομαδιαία.

ΦΠΑ, έκπτωση και διπλοχρέωση

Συχνό πρακτικό λάθος είναι η έκπτωση να αφαιρείται από μία γραμμή και ξανά από το σύνολο. Σε καθαρή αξία 3.000,00 € και έκπτωση 10%, η βάση γίνεται 2.700,00 €· ο ΦΠΑ 24% είναι 648,00 € και το πληρωτέο 3.348,00 €, όχι 3.240,00 €.

Άλλο πρόβλημα είναι να αντιγραφεί παλιά προσφορά και να μείνει ο προηγούμενος ΑΦΜ πελάτη ή η παλιά διεύθυνση. Πριν την αποστολή, κάνε έλεγχο τεσσάρων σημείων: πελάτης, ημερομηνία, ισχύς και τελικό ποσό. Αυτό παίρνει λιγότερο από 2 λεπτά και γλιτώνει διορθωτικά email και νέα αρχεία.

Η ίδια προσοχή στην ημερομηνία ισχύος και στο τελικό ποσό χρειάζεται και όταν περνάς από την προσφορά στον προγραμματισμό ενεργειών, όπου ένα πρότυπο πλάνο μάρκετινγκ συγκεντρώνει τα επόμενα βήματα σε μία καθαρή δομή.

Το πρότυπο αποδίδει όταν κάθε προσφορά ακολουθεί την ίδια μικρή διαδικασία. Κράτησε έναν φάκελο ανά έτος και αποθήκευε τα αρχεία με μορφή «ΠΡΟΣ-2026-0341_Πελάτης», ώστε να βρίσκεις μια παλιά τιμή σε λιγότερο από ένα λεπτό.

Η ρουτίνα των 15 λεπτών

Κάθε Παρασκευή, αφιέρωσε 15 λεπτά για να ενημερώσεις το φύλλο Κατάλογος με νέες τιμές και να ελέγξεις τις εκκρεμείς προσφορές. Στη συνέχεια, σύγκρινε τη Σύνοψη με τις αποδεκτές προσφορές και σημείωσε ποιες πρέπει να μετατραπούν σε παραγγελία ή τιμολόγιο.

• Αντέγραψε το αρχείο πριν αλλάξεις πελάτη ή τιμές.
• Χρησιμοποίησε λίστες επιλογών για προϊόντα και συντελεστές ΦΠΑ, όπου τις έχεις ρυθμίσει.
• Έλεγξε ότι τα ποσά εμφανίζονται με δύο δεκαδικά και το σύμβολο €.
• Κράτησε ξεχωριστό αρχείο PDF για την έκδοση που στάλθηκε.

Πότε δεν αρκεί το Excel

Για 10 προσφορές τον μήνα, το Excel είναι πρακτικό και ελέγχεται εύκολα. Όταν όμως έχεις 300 παραγγελίες, πολλούς πωλητές, κοινό κατάλογο και ανάγκη για αυτόματη ενημέρωση αποθέματος, χρειάζεσαι εμπορικό λογισμικό με δικαιώματα χρηστών και ιστορικό αλλαγών.

Μην αλλάζεις χειροκίνητα την ίδια τιμή σε πέντε παλιά αρχεία. Ενημέρωσε τον Κατάλογο για τις νέες προσφορές, κράτησε τα παλιά αρχεία ως ιστορικό και έλεγξε τη Σύνοψη πριν από κάθε αποστολή. Αυτή η συνήθεια μειώνει τα λάθη περισσότερο από οποιαδήποτε περίπλοκη φόρμουλα.

Σε αυτό το σημείο, η ανάγκη για δικαιώματα χρηστών και ιστορικό αλλαγών οδηγεί φυσικά σε ένα σύστημα πελατών αντί για διάσπαρτα αρχεία Excel.